Требование об использовании ЭПД в коммерческих перевозках начало повсеместно исполняться на территории Российской Федерации с 1 сентября. В зависимости от вида перевозки в электронном формате оформляются:

• электронная транспортная накладная (ЭТрН)
  
• электронный заказ или заявка на перевозку
  
• электронные экспедиторские документы
  
• электронная транспортная железнодорожная накладная

Документы и сведения о них передаются в государственную информационную систему – ГИС ЭПД. Обмен между участниками перевозки организуется через оператора информационной системы ЭПД.

Перед настройкой ЭПД в 1С важно проверить несколько условий:

1. Подходящая конфигурация 1С
   Не все конфигурации поддерживают работу с ЭПД. В актуальных решениях создание перевозочных документов предусмотрено. Если программа давно не обновлялась, сначала следует установить актуальные релизы и проверить доступность функционала.


2. Электронная подпись
   Для подписания ЭПД используются электронные подписи участников перевозки. Заранее проверьте:
   • у кого в компании есть право подписывать документы
     
   • действительна ли электронная подпись
     
   • наличие сертификата подписи
     
   • настройку рабочего места пользователя, который будет оформлять и подписывать ЭПД
3. Оператор информационной системы ЭПД
   Для обмена перевозочными документами компания должна работать через оператора информационной системы ЭПД.
   На практике это означает, что необходимо выбрать оператора, заключить договор и выполнить подключение. После этого настраивается передача данных между 1С, оператором и ГИС ЭПД.

Пошаговая настройка ЭПД в 1С

Шаг 1. Обновите программу

Перед началом настройки сделайте резервную копию информационной базы и установите актуальный релиз конфигурации.

Форматы электронных документов и требования к обмену меняются, поэтому работа на старой версии программы приводит к ошибкам при формировании или отправке документов.

После обновления проверьте, появились ли в программе возможности для работы с ЭПД.

Шаг 2. Настройте электронный документооборот

В настройках 1С проверьте параметры ЭДО:

• организацию
  
• пользователей, которые будут работать с ЭПД
  
• сертификаты электронных подписей
  
• настройки подключения к сервису и оператору
  
• права пользователей на создание, отправку и подписание документов

Шаг 3. Проверьте данные контрагентов

ЭПД содержит сведения обо всех участниках перевозки. Поэтому перед запуском стоит привести в порядок карточки контрагентов. Ошибки в реквизитах приводят к невозможности корректно сформировать или принять документ.

Шаг 4. Настройте данные по перевозкам

Следующий этап - проверить, какие сведения о перевозке уже есть в 1С и какие придется вводить дополнительно.

Для ЭТрН потребуются данные о:

• грузе
  
• отправителе и получателе
  
• перевозчике
  
• месте погрузки
  
• транспортном средстве
  
• водителе
  
• условиях и основаниях перевозки

Шаг 5. Определите способ создания ЭТрН

Электронную транспортную накладную можно формировать по разным сценариям.

Например, создать документ на основании уже оформленной реализации товаров или другого документа, содержащего необходимые сведения. В 1С также предусмотрены сценарии работы с заказом-заявкой и перевозками с участием экспедитора. Для компании лучше выбрать один основной сценарий и закрепить его в регламенте.

Шаг 6. Проверьте ЭПД перед отправкой

Шаг 7. Подпишите и отправьте документ

Как организовать переход без остановки работы

Не стоит переводить весь документооборот на ЭПД одним днем. Безопаснее пройти несколько этапов.

1. Определите ответственных
2. Опишите рабочий процесс – сотрудники должны понимать кто и в какой момент создает или подписывает документ.
3. Проведите тестовый обмен

Самостоятельное внедрение обычно подходит организациям с относительно простым процессом перевозок и небольшим количеством участников.

Если же в компании много перевозчиков, несколько информационных баз 1С, сложная логистика или большое количество нестандартных операций, перед запуском стоит провести технический аудит. Это позволит определить, какие процессы можно оставить типовыми, а где потребуется дополнительная настройка или интеграция.