Если у Вас есть вопросы, Вы можете заполнить форму обратной связи.
Не пропустите важные изменения по ЭПД!
Подписывайтесь на наши каналы и получайте новости первыми
Чтобы избежать сбоев, важно заранее выстроить регламент работы и проверить готовность всех участников перевозки. Мы подготовили подробный чек-лист с важной информацией по подготовке к внедрению ЭПД. А пока подробно разберем этапы перехода – что важно предпринять при переходе на ЭПД.
1. Понять, что такое ЭПД и принцип работыЭлектронные перевозочные документы – это цифровая альтернатива бумажным накладным, путевым листам и другим транспортным документам. Они формируются, подписываются и передаются через государственную систему ГИС ЭПД, что обеспечивает прозрачность и контроль перевозок.
Напомним, что с 1 сентября компании обязаны стать участниками электронного обмена перевозочными документами.
2. Оценить готовность компании – проанализировать процессы самостоятельно или обратиться за аудитом в «Неосистемы Северо-Запад»
Перед переходом важно ответить на вопросы:
- Какие процессы в компании связаны с перевозками?
- Кто участвует в оформлении документов?
- Какие системы уже используются? (например, 1С)
- Есть ли опыт работы с электронным документооборотом?
- Кто Вы в цепочке перевозок – грузоотправитель, грузополучатель или экспедитор?
Важно понимать, что ЭПД затрагивают бухгалтеров, водителей, контрагентов и логистов. Подготовка к внедрению должна быть комплексной.
3. Выбрать инструмент для работы с ЭПД
Как правило, чаще всего используют сервисы внутри текущей учетной системы. Например, в случае использования 1С Вы можете создавать, хранить и обмениваться документами в едином окне. Необходимо убедиться, что текущая система учета поддерживает все типы документов (накладные, путевые листы и пр.)
4. Получить электронные подписи
Для обеспечения юридически значимого обмена документами каждому участнику нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). А это – сотрудники, подписывающие документы; ответственные за транспорт и водители (в некоторых сценариях). Без этого этапа работа с ЭПД невозможна.
5. Настроить взаимодействие с контрагентами
ЭПД охватывает не только внутренний документооборот, но и помогает осуществлять обмен между участниками перевозки. Поэтому, нужно подключить контрагентов к электронному документообороту, настроить приглашения и маршруты обмена, проверить совместимость операторов.
6. Организовать работу «в поле»
Особенность транспортных документов – участие водителей и мобильных сотрудников. На практике необходимо предусмотреть наличие смартфонов или планшетов, доступа к Интернету у таких сотрудников.
7. Прописать регламенты работы и обучить сотрудников
Даже при наличии системы работа может «сломаться» без четких правил. Поэтому необходимо описать этапы работы, определить зоны ответственности, провести обучение сотрудников и протестировать процессы на пилотных перевозках.
8. Провести тестовый запуск
Перед полноценным переходом стоит провести несколько тестовых операций и проверить корректность обмена – так будет легче выявить узкие места и оперативно решить проблемы обмена ЭПД.
Переход на ЭПД - это не только техническая задача, но и изменение бизнес-процессов. Успешная подготовка включает выбор системы, настройку обмена, обучение сотрудников и тестирование. Компании, которые подходят к этому поэтапно, быстрее адаптируются и получают все преимущества цифрового документооборота: скорость, прозрачность и снижение затрат.
Хотите увидеть, как это реализовать в Вашей компании?
Запишитесь на аудит и получите полную дорожную карту перехода на ЭПД:
Не пропустите вторую серию вебинара, посвященную ЭПД. Участие бесплатное. Регистрируйтесь заранее – количество мест ограничено.
