КЭП, УНЭП, МЧД: какая подпись нужна участникам перевозки

Правило применения подписи:

• КЭП (квалифицированная электронная подпись) – основной и наиболее защищенный вид подписи для юридически значимых документов;
  
• УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись) применяется в отдельных случаях, предусмотренных законодательством или соглашением между участниками ЭДО;
  
• МЧД (машиночитаемая доверенность) требуется, когда сотрудник подписывает документы электронной подписью от лица руководителя организации.

Для большинства участников перевозки работает схема, когда сотрудник использует личную КЭП физического лица и подтверждает свои полномочия через МЧД.

Что такое КЭП

КЭП – это электронная подпись, которая создается с использованием квалифицированного сертификата и имеет максимальную юридическую силу. Она позволяет:

1. подписывать транспортные документы в электронном виде
2. подтверждать авторство и целостность документа
3. взаимодействовать с государственными информационными системами
4. участвовать в юридически значимом электроном документообороте

Для перевозок КЭП используется при оформлении электронных перевозочных документов (ЭПД), обмене документами через операторов ЭДО и взаимодействии с государственными системами.

Что такое УНЭП

УНЭП обеспечивает защиту документа от изменений и определяет подписанта, но не требует квалифицированного сертификата.

УНЭП используется:

1. во внутренних процессах компании
2. при обмене документами между контрагентами, если стороны договорились о таком порядке
3. в информационных системах, где применение УНЭП предусмотрено регламентом

Однако для многих юридически значимых документов и взаимодействия с государственными системами обычно используется именно КЭП.

Что такое МЧД

МЧД – электронная доверенность в структурированном формате, которая подтверждает полномочия сотрудника действовать от имени организации.

МЧД используется, если:

1. документы подписывает не руководитель компании
2. сотрудник использует собственную электронную подпись физического лица
3. необходимо подтвердить полномочия представителя в электронном виде

Иными словами, МЧД заменяет бумажную доверенность в электронном виде. 

МЧД не нужна, когда документ подписывает руководитель организации или индивидуальный предприниматель лично. В остальных случаях при подписании документов требуется наличие собственной КЭП и МЧД. 

Для большинства участников перевозки сегодня действует следующая модель: руководитель организации подписывает документы своей КЭП, а сотрудник организации подписывает документы личной КЭП и использует МЧД. УНЭП применяется только в случаях, предусмотренных законодательством или соглашением участников электронного документооборота.

Поэтому при переходе на электронные перевозочные документы компаниям важно заранее проверить не только наличие электронной подписи у сотрудников, но и оформление машиночитаемых доверенностей на лиц, которые будут подписывать документы от имени организации.