Что такое черновик ЭПД

Черновик – это электронный файл с предварительно заполненными данными, который еще не подписан электронной подписью. Он используется как основа для формирования итогового электронного документа.

Например, грузоотправитель заранее заполняет сведения о грузе и перевозке, а затем передает черновик перевозчику. Перевозчик добавляет информацию об автомобиле и водителе, проверяет данные и продолжает оформление документа. 

При этом важно понимать: черновик не является документом, который отправляется в ГИС ЭПД. Работа с ними организуется на уровне операторов ЭДО. 

Зачем нужен черновик ЭПД

Основная задача черновика – распределить заполнение ЭПД между участниками перевозки. На практике исходные данные о перевозке часто находятся у одного участника, а сведения для окончательного оформления – у другого. Это приводит к возрастанию количества ручных операций и ошибок. 

Черновик позволяет передать уже подготовленную основу документа. Получатель проверяет данные, добавляет недостающую информацию и формирует итоговый ЭПД. Для крупных компаний это также удобно при централизованной подготовке документов за филиалы, перевозчиков, экспедиторов и других участников логистической цепочки. 

Роуминг черновиков

Роуминг необходим в ситуации, когда участники перевозки работают с разными операторами ИС ЭПД (Калуга Астрал, СБИС, Контур и пр.). Без роуминга участникам пришлось бы искать отдельный способ передачи предварительно заполненного документа. При поддержке роуминга черновик передается между информационными системами операторов, после чего становится доступен получателю. 

ФНС публикует отдельные требования к реализации черновиков операторами ИС ЭПД, в том числе при работе в роуминге. В перечень поддерживаемых форматов входят ЭТрН, электронный заказ и заявка, а также экспедиторские документы - поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки.

Что это дает бизнесу

Для участников перевозок черновики и роуминг прежде всего сокращают количество ручного ввода. Заказчик заполняет известную информацию один раз, а перевозчик или экспедитор используют ее как основу для своей части документа.

Это особенно актуально после перехода на обязательное оформление ряда перевозочных и экспедиторских документов в электронном виде с 1 сентября 2026 года. При большом количестве перевозок возможность передавать уже заполненную основу документа становится частью стандартного процесса ЭДО. 

Для компании перед внедрением такого сценария работы важно проверить три вещи: поддерживает ли оператор роуминг черновиков, поддерживается ли необходимый тип ЭПД и корректно ли настроена интеграция с учетной системой. 

В результате черновик становится промежуточным звеном между участниками перевозки: одна сторона подготавливает известные данные, другая их дополняет, после чего документ проходит стандартную процедуру подписания и отправки в ГИС ЭПД.