Если у Вас есть вопросы, Вы можете заполнить форму обратной связи.
Не пропустите важные изменения по ЭПД!
Подписывайтесь на наши каналы и получайте новости первыми
Для небольшого бизнеса переход организуется относительно просто. В крупном – задача осложняется наличием филиальной структуры, складов в нескольких регионах, собственного или наемного транспорта и обилием информационных систем.
Главная ошибка в такой ситуации – позволить каждому филиалу самостоятельно организовывать работу с ЭПД. В результате появляются разные правила оформления, несколько способов контроля, разная ответственность сотрудников и большое количество исключений.
Оптимальная модель для компаний – это единые корпоративные правила при сохранении операционной работы на уровне филиалов.
1. Опишите единый процесс работы с ЭПД
До настройки системы определите, как проходит типовая перевозка. Для каждого этапа определите ответственного и полномочия по подписанию документов. Например, так может выглядеть анализ с точки зрения грузоотправителя:
|
Этап перевозки |
Ответственный |
Подписание |
| Заказ перевозки | Менеджер по логистике, диспетчер или специалист по закупкам | Подписание не требуется, если оформляется только внутренний заказ. Если заказ направляется как юридически значимый документ – подписывает уполномоченный сотрудник организации |
| Формирование ЭПД | Специалист по документообороту, логист или бухгалтер | Подписывает уполномоченное лицо, ответственное за внесение сведений |
| Проверка данных | Диспетчер или специалист по документообороту | Если проверка оформляется как этап согласования в ЭДО, её подтверждает уполномоченный сотрудник |
| Подписание | Руководитель или уполномоченный представитель | Подписывает лицо, имеющее полномочия действовать от имени организации |
| Обмен с перевозчиком | Диспетчер или уполномоченный представитель | ЭПД подписывают уполномоченные представители каждой стороны на предусмотренных для них этапах |
| Завершение перевозки | Уполномоченный представитель грузополучателя | Водитель подписывает сведения о выполнении перевозки. Получатель подписывает подтверждение приёмки уполномоченным представителем |
| Передача данных в учетную систему | Бухгалтер, оператор ЭДО или специалист по интеграции | Подпись не требуется |
| Хранение | Ответственный за архив / электронный документооборот, бухгалтер или администратор системы | Отдельная подпись для хранения не требуется |
Настройте электронную подпись сотрудника вместе с «1С:Подпись» – подписывайте документы быстро и без лишних сложностей.
2. Разделите ответственность между головным офисом и филиалами
Централизованно стоит определить:
- используемую систему и оператора ЭПД
- правила формирования и подписания документов
- единые справочники
- порядок подключения перевозчиков
- типовые сценарии ошибок
- показатели для контроля
Филиалы отвечают за операционную работу: оформление перевозок, взаимодействие с перевозчиками, водителями и складом. Такой подход позволит подключать подразделения к уже готовой модели взаимодействия, а не создавать процесс заново.
3. Назначьте владельца процесса
У ЭПД должен быть единый владелец на уровне компании, который отвечает за регламент, развитие системы, взаимодействие с оператором, подключение филиалов и анализ проблем.
4. Максимально автоматизируйте обмен с учетной системой
Ручное создание ЭПД и повторный ввод увеличивают количество ошибок. Поэтому при проектировании предусмотрите сквозной обмен. При этом проверяйте не только создание документа, но и весь цикл: корректировки, подписание, отказ, завершение перевозки и обработку ошибок.
Для крупной компании важно заранее определить, где находится источник данных по контрагентам, транспорту, водителям, складам и другим объектам. Один справочник должен иметь один источник достоверных данных.
5. Подготовьте единые правила для перевозчиков
Даже при единой внутренней системе у компании есть перевозчики, работающие с разными операторами ЭПД. Поэтому удобно вести единый реестр перевозчиков: оператор, статус подключения, доступные виды документов и результат тестового обмена.
Подключение нового перевозчика должно быть стандартной процедурой с понятным ответственным, а не отдельной задачей для каждого филиала.
6. Опишите регламент действий при возникновении ошибок
В регламенте предусмотрите не только штатный процесс, но и типовые проблемы:
- ошибка в реквизитах
- контрагент не подписывает документ
- водитель не может оформить свою часть ЭПД
- недоступна информационная система
- изменилась информация о перевозке
- требуется исправить документ
Для каждого случая достаточно определить три вещи: кто фиксирует проблему, кто принимает решение и как документ возвращается в штатный процесс.
Разберем типичные ошибки в ЭПД и регламент действий при сбоях в новой серии вебинара! Участие бесплатное!
7. Контролируйте процесс по показателям
После запуска стоит контролировать не только наличие ЭПД, но и качество процесса. Например:
- долю документов без ручных исправлений
- количество ошибок
- время от создания перевозки до подписания
- количество незавершенных документов
- долю подключенных перевозчиков
Если один филиал существенно отличается по показателям, это позволяет быстро найти проблему в данных, настройках или организации работы.
8. Масштабируйте после успешного пилота
Перед подключением всех подразделений лучше протестировать процесс на нескольких филиалах с разной спецификой: большим объемом перевозок, разными типами контрагентов, собственным и наемным транспортом.
По итогам пилота корректируется регламент и настройки системы. После этого готовая модель тиражируется на остальные филиалы.
В результате компания получает не набор разрозненных процессов ЭПД, а единую корпоративную модель: общие правила и системы – централизованный контроль – локальное выполнение операций.
Такой подход позволяет масштабировать ЭПД на десятки филиалов без постоянного ручного контроля со стороны головного офиса.
