Путевой лист подтверждает законность использования транспортного средства в рамках перевозки и содержит сведения о рейсе, автомобиле и водителе. С 1 марта 2023 года порядок оформления путевых листов регулирует приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390. Организация вправе использовать собственную форму путевого листа, но с содержанием предусмотренных законодательством сведений.

Путевой лист допустимо оформлять в бумажном или электронном виде. Электронный путевой лист (ЭПЛ) формируется в установленном формате и передается в ГИС ЭПД. При этом с 1 сентября 2026 года электронная форма путевого листа не становится обязательной.

Важно разделить процессы оформления путевого листа и подписание отдельных сведений. Не обязательно, чтобы один сотрудник заполнял и подписывал весь документ. В электронном формате каждый участник подтверждает именно те сведения, за которые он отвечает.

Титулы ЭПЛ

ЭПЛ состоит из отдельных частей – титулов. В актуальной структуре ЭПЛ предусмотрено шесть титулов: четыре используются при подготовке и выпуске автомобиля на линию, еще два – после возвращения транспортного средства.

Титул 1 – оформление путевого листа

Первый этап – создание и оформление самого путевого листа. Его выполняет владелец транспортного средства либо назначенный сотрудник (например, диспетчер или логист). В путевом листе указывают:

• срок действия документа
  
• автор документа
  
• сведения о транспортном средстве
  
• сведения о водителе
  
• вид перевозки
  
• вид сообщения

Собственник вправе включить дополнительные сведения, необходимые для организации работы.

Титул 2 – предрейсовый медицинский осмотр

Титул содержит результат медицинского осмотра водителя перед началом работы. Он заполняется и подписывается медицинским работником. В документе фиксируются дата и время осмотра, а также его результат. Если в путевом листе несколько водителей, сведения должны быть однозначно связаны с конкретным водителем. Подписывать титул диспетчеру, руководителю или другому сотруднику нельзя.

Титул 3 – контроль технического состояния

Титул предназначен для фиксации результатов предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства и решения о выпуске автомобиля на линию.

Титул заполняет лицо, которое проводит соответствующий технический контроль. На практике это механик или контролер технического состояния, имеющий необходимые полномочия и квалификацию. Именно этот сотрудник подтверждает результат проверки и возможность выпуска транспортного средства.

Если технический контроль выполняет сторонняя организация, порядок подписания зависит от используемой схемы взаимодействия. При этом в ЭПЛ должны быть корректно отражены сведения о лице, ответственном за соответствующий этап.

Титул 4 – показания одометра при выезде

Здесь фиксируются дата и время выезда транспортного средства с парковки, а также показания одометра.

Титул подписывает ответственный за внесение информации сотрудник. Конкретного сотрудника организация определяет самостоятельно в рамках принятого порядка оформления путевых листов. Как правило, это диспетчер, контролер или водитель.

После оформления и подписания первых четырех титулов ЭПЛ направляется в ГИС ЭПД. После успешной обработки формируется QR-код, который используется для предъявления сведений о путевом листе при проверки сотрудниками ГИБДД.

Что происходит после рейса

После возвращения автомобиля оформляются сведения, связанные с окончанием рейса.

Титул 5 содержит показания одометра при заезде транспортного средства на парковку.

Титул 6 используется для послерейсового медицинского осмотра, если такой осмотр проводится в соответствии с установленными требованиями. Его оформляет и подписывает медицинский работник.

Таким образом, электронный путевой лист не подписывает один человек целиком. Подпись каждого участника относится к конкретному этапу: оформлению документа, медицинскому осмотру, техническому контролю или фиксации показаний одометра.

Какие подписи нужны

На бумаге все отметки находятся в одном документе: организация оформляет путевой лист, медицинский работник вносит отметку о медосмотре, ответственный специалист – сведения о техническом контроле, уполномоченный сотрудник – данные одометра.

В электронном формате те же процессы разделены на отдельные титулы. Это позволяет зафиксировать, кто и когда внес конкретные сведения и подписал их электронной подписью.
При этом требования к содержанию самого путевого листа сохраняются: наличие сведений о сроке действия, оформителе, транспортном средстве, водителе, виде перевозки и виде сообщения.

Для электронного путевого листа важно заранее настроить роли сотрудников, электронные подписи и полномочия. Это позволяет сформировать ЭПЛ без задержек и корректно передать его в ГИС ЭПД.