Автоматизация закупок: как перестать покупать лишнее и не допускать дефицита

Закупки напрямую влияют на деньги и продажи компании. Если заказать слишком много, средство надолго замораживаются в товарных запасах. Если заказать мало или поздно – возникает дефицит, и компания не выполняет заказ покупателя вовремя.

При небольшом ассортименте закупщик обычно контролирует ситуацию вручную. Но по мере роста количества товаров, поставщиков и складов работа с таблицами становится сложнее. 

Именно в такой момент требуется автоматизация закупок. Информационная система собирает данные в одном месте, рассчитывает потребность и помогает сотруднику понять, какие товары требуется заказать и в каком количестве.

Для автоматизации закупок и управления запасами в 1С используются как типовые возможности, так и специализированные решения. Например, в «1С:Управление нашей фирмой» предусмотрены блоки по управлению закупками, пополнению запасов, планированию и контролю закупок. 

Основная проблема ручного планирования – закупщик принимает решение на основании большого количества разрозненной информации.

Допустим, на складе осталось 100 единиц товара. Само по себе это число ничего не говорит. Если продажи составляет 10 единиц в месяц, то товарный запас большой. Если продает 20 единиц в день, товар скоро закончится. Для принятия решения недостаточно знать текущий остаток. На расчет закупки влияют:

• текущий остаток
  
• динамика продаж
  
• заказы покупателей
  
• уже размещенные заказы поставщикам
  
• товары в пути
  
• минимальная партия
  
• страховой и минимальный запас
  
• сезонные изменения спроса

Когда эти данные находятся в разных таблицах и программах, сотрудник собирает их вручную. Это увеличивает время на закупки и вероятность ошибки.

Как работает автоматизация закупок

Автоматизированная систем регулярно анализирует остатки и продажи и определяет, какие позиции требуют пополнения. Количество товара для заказа рассчитывается исходя из прогнозируемого расхода, минимального страхового запаса и текущего остатка:

потребность = прогнозируемый расход + страховой запас – текущий остаток.

Также, формула иногда дополняется информацией о товарах в пути, заказах покупателей, сроках поставки и других параметрах. 

Автоматизация закупок в 1С не обязательно означает полное исключение сотрудника из процесса. Система выполняет рутинный расчет, а закупщик контролирует результат и принимает решение.

Как перестать покупать лишнее

Избыточные запасы возникают, когда компания закупает больше товара, чем требуется для работы. Обычно причинами становятся:

• завышенный прогноз продаж
  
• большой страховой запас
  
• отсутствие реальных остатков
  
• отсутствие информации о уже заказанных товарах

При автоматизации управления запасами одновременно учитываются текущие остатки и ожидаемые поступления. Решение о закупке принимается не только на основании того, сколько товара есть на складе.

Для разных товарных групп также можно устанавливать разные правила. Ходовые позиции требуют постоянного контроля доступности, а медленно оборачиваемые товары не всегда имеет смысл закупать большими партиями.

В результате компания получает возможность сокращать объем излишних запасов без механического уменьшения количества товаров на складе.

Как не допускать дефицита 

Противоположная проблема – отсутствие товара в момент, когда он нужен клиенту или производству. Контроль текущего остатка здесь тоже не помогает. Если поставка занимает 14 дней, а запас закончится через пять дней, заказать товар сегодня – недостаточно. 1С умеет управлять запасами учитывая не только количество товара, но и время:

• когда текущего запаса будет недостаточно;
  
• сколько товара потребуется до следующего поступления;
  
• когда необходимо разместить заказ;
  
• какой объем нужно заказать;
  
• какие позиции находятся в зоне риска.

Это позволяет перейти от реакции на дефицит к его предупреждению.

После расчета потребности система формирует предложение о закупке. Закупщик проверяет позиции, при необходимости корректирует количество и утверждает заказ. 

Такой подход сокращает ручную работу: сотрудник не собирает каждый раз данные по остаткам и продажам и не рассчитывает его в Excel. 

С чего начать автоматизацию закупок

Сначала стоит определить основную проблему. Если закупщик тратит много времени на подготовку заказов – автоматизировать расчет потребности и формирование заказов. Если часто возникает дефицит – настроить минимальные и страховые запасы, учитывая сроки поставки. Если на складе много неликвидного товара – проанализировать оборачиваемость и правила пополнения. 

Важно проверить и исходные данные: остатки, номенклатуру, сроки поставки и историю продаж. Автоматизация не исправит ошибки в учете – она будет использовать их в расчетах.

Автоматизация закупок – это не просто автоматическое создание заказа поставщику. Ее задача – связать продажи, остатки, закупки и поставки и на основании этих данных рассчитывать реальную потребность. При правильно настроенной системе закупщик не тратит время на постоянный сбор данных и расчеты. Система анализирует информацию и показывает, где требуется действие.

«Неосистемы Северо-Запад» реализует автоматизацию закупок и управления запасами на базе решений 1С, адаптируя систему под особенности конкретного предприятия.