Хранение электронных документов в 1С:БГУ 2.0

В зависимости от редакции — ПРОФ или КОРП, программа «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» ред. 2.0 (1С:БГУ) предлагает разные подходы к хранению электронных документов.

Вариант для редакции ПРОФ

После создания внутреннего электронного документа его печатная форма с подписями автоматически сохраняется в архиве.

Найти документы можно в разделе:

Органайзер → Архив внутренних документов

Здесь доступны фильтры для быстрого поиска нужных файлов

Чтобы сохранить документ, достаточно отметить его флагом и выбрать нужный формат выгрузки

Альтернативный способ — нажать кнопку «Выгрузить» прямо из печатной формы документа и выбрать формат сохранения.

Вариант для редакции КОРП

Электронные документы сохраняются в:

Органайзер → Документы с процессами обработки

Функциональность аналогична:

Используйте фильтры для поиска нужных документов

Отметьте нужные позиции флажком и нажмите кнопку «Выгрузить»

Документ будет выгружен в архив .zip, который содержит:

Информацию по каждой проставленной подписи с разбивкой по этапам

При усиленной ЭЦП — два отдельных файла: с сертификатом и с данными из документа

Выгрузку можно также выполнить из вкладки «Процесс» самого документа, выбрав кнопку «Сохранить» и указав, какие данные экспортировать.

Настройка хранения файлов

В программе доступна гибкая настройка мест хранения файлов:

Раздел: Администрирование → Настройки работы с файлами

Доступны 3 режима:

В информационной базе

В томах на диске (рекомендуется для крупных баз)

В информационной базе и томах на диске

При выборе варианта хранения «в информационной базе и томах на диске» можно задать предельный размер файла: превышающие его данные будут сохраняться в указанную папку на ПК.

Подробная информация по настройке хранения файлов представлена в статье на ИТС