Канцтовары со сроком использования не более 12 месяцев (ручки, карандаши, маркеры, бумага, скрепки, скобы, клей и т. п.) могут:

Учитываться на счете 10 «Материалы» (в общем случае)

Списываться на счета учета затрат, минуя счет 10 «Материалы», если приобретены для управленческих нужд и организация по учетной политике применяет п. 2 ФСБУ 5/2019 (списание на счета учета затрат в данном случае возможно также в момент приобретения через счет 10 «Материалы»)

Рассмотрим первый случай

Если поступление товаров идет напрямую от поставщика, используется документ «Поступление товаров и услуг»

Документ «Поступление товаров и услуг» находится на закладке «Покупки и продажи» в разделе «Покупки»

После открытия журнала нажимаем на кнопку «Поступление», выбираем «Товары», вводим данные накладной, выбираем контрагента (если его нет в справочнике, создаем новый), указываем договор, выбираем склад для последующего хранения канцтоваров, нажимаем «Добавить»

После чего в появившейся строке «Номенклатура» нажимаем «Добавить» и выбираем «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Вид номенклатуры «Инвентарь и хозяйственные принадлежности (применяется до 2022 года)» (счет учета 10.09) может использоваться не только до 2022 года, но и после, для малоценных активов, которые имеют срок полезного использования не более 12 месяцев, являются запасами, стоимость включается в расходы в бухгалтерском и налоговом учете в момент передачи в эксплуатацию

Создаем виды канцтоваров: единицы измерения – штуки, «Записать» и «Закрыть». Далее указываем количество. Если цена включает НДС, то нажимаем на синюю надпись «Цена не включает НДС» и ставим галочку в окне «Цена включает НДС»

Нажимаем «Провести», для просмотра проводок входим через значок справа от «Провести»: видим проводку на поступление канцтоваров и проводку на НДС. При наличии счета-фактуры нажимаем кнопку «Зарегистрировать счет-фактуру». Нажимаем «Провести и закрыть»

В случае приобретения товаров подотчетным лицом используется документ «Авансовый отчет»

Рассмотрим второй случай

Для учета канцтоваров, предназначенных для управленческих нужд, если организация в отношении них применяет п. 2 ФСБУ 5/2019, используются документы: «Поступление (акты, накладные, УПД)» – для отражения поступления в БУ и НУ и списания стоимости канцтоваров для управленческих нужд в момент покупки в БУ

В справочнике «Номенклатура» для запасов для управленческих нужд, которые в бухучете списываются в момент приобретения, следует указывать вид номенклатуры «Малоценное оборудование и запасы» (счет учета 10.21)