Процедуры списания, возврата и передачи между сотрудниками спецодежды в «1С:Бухгалтерии 8»

Списание спецодежды из эксплуатации

С помощью отчета Материалы, выданные сотрудникам (раздел: Склад – Материалы, выданные сотрудникам) происходит контроль спецодежды, выданной сотрудникам

Настройка данных для отчета (группировка, отбор, сортировка) производится по кнопке Показать настройки

Для отражения списания с забалансового учета по окончании срока использования используются документы «Списание материалов из эксплуатации» или «Списание товаров, материалов» (с видом операции Списание с сотрудника)

Раздел: Склад – Списание материалов из эксплуатации

Кнопка Создать

В поле От укажите дату списания спецодежды

В поле Местонахождение выберите подразделение, в котором используется спецодежда

По кнопке Заполнить выберите По остаткам с истекшим сроком

На закладке Спецодежда в табличной части документа проверьте сформированные данные по спецодежде, подлежащей списанию, при необходимости скорректируйте их (удалите строки или добавьте новые)

Кнопка Провести

Обратите внимание! Документы передачи в эксплуатацию и списания используются в паре следующим образом:

«Передача материалов в эксплуатацию» + «Списание материалов из эксплуатации». В этом случае забалансовый счет учета выбирается автоматически в зависимости от выбранной закладки – «Спецодежда», «Спецоснастка», «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Одним документом выдаются или списываются активы по нескольким сотрудникам. Срок полезного использования малоценного актива контролируется по отчету «Материалы, выданные сотрудникам» и используется для автоматического заполнения документа списания

«Расход материалов» (с видом операции «Передача сотруднику») + «Списание товаров, материалов». Эти документы используются для упрощенного учета (в этом случае всегда для всех видов активов используется забалансовый счет учета МЦ.04. Одним документом выдаются или списываются активы только по одному сотруднику. Документ списания не заполняется автоматически по активам с истекшим сроком полезного использования

Возврат спецодежды из эксплуатации и выдача другому сотруднику

Для учета операций возврата спецодежды на склад и выдаче ее другому сотруднику используются документы:

«Списание материалов из эксплуатации» или «Списание товаров, материалов» (с видом операции Списание с сотрудника) – списание спецодежды с сотрудника

«Операция» – возврат спецодежды на склад

«Передача материалов в эксплуатацию» или «Расход материалов» (с видом операции «Передача сотруднику») – передача спецодежды в использование другому сотруднику

Списание спецодежды с сотрудника

Раздел: Склад – Списание материалов из эксплуатации

Кнопка Создать

Укажите дату возврата спецодежды на склад в поле От

В поле Местонахождение выберите подразделение, в котором спецодежда возвращается из эксплуатации на склад

Если спецодежда передавалась в эксплуатацию документом «Передача материалов в эксплуатацию», то на закладке Спецодежда выберите номенклатурную позицию спецодежды (поле Номенклатура), которую возвращают на склад, и заполните данные по ней:

В поле Партия выберите документ, которым спецодежда передавалась в эксплуатацию

Укажите количество

В поле Физическое лицо выберите сотрудника, который возвращает спецодежду

В поле Счет передачи выберите счет, на котором числится спецодежда в эксплуатации (забалансовый счет МЦ.02)

Табличная часть заполняется автоматически по кнопке Заполнить – По остаткам. В этом случае удалите лишние строки, проверьте заполненные данные и при необходимости скорректируйте количество

Если спецодежда передавалась в эксплуатацию документом «Расход материалов» (с видом операции «Передача сотруднику»), то заполнять данные табличной части следует аналогично, но на закладке Инвентарь и хозяйственные принадлежности. Колонка Счет учета на этой закладке не отображается, счет учета для проводки определяется автоматически – МЦ.04, поскольку именно этот счет используется для забалансового учета всех видов активов, которые переданы в эксплуатацию документом «Расход материалов»

Кнопка Провести

Возврат спецодежды на склад

Раздел: Операции – Операции, введенные вручную

Кнопка Создать. Вид документа – Операция

Заполните табличную часть по кнопке Добавить:

В колонке Дебет укажите забалансовый счет (МЦ.02/МЦ.04) и аналитику к нему

Колонка Кредит не заполняется

В колонке Сумма укажите стоимость принятой на склад спецодежды для забалансового учета;

Колонки Сумма НУ Дт, Сумма НУ Кт не заполняйте

Кнопка Записать и закрыть

Передача спецодежды в использование другому сотруднику

Раздел: Склад – Передача материалов в эксплуатацию

В поле От укажите дату передачи спецодежды в эксплуатацию новому сотруднику

Укажите склад, с которого выдается спецодежды, и местонахождение (в каком подразделении она будет использоваться)

На закладке Спецодежда, по кнопке Добавить заполните табличную часть:

В колонке Номенклатура выберите передаваемую спецодежды

В колонке Количество укажите количество передаваемой спецодежды

В колонке Физическое лицо укажите физическое лицо, за которым будет числиться спецодежда на забалансовом счете

В колонке Назначение использования создайте новый элемент в справочнике:

В поле Наименование укажите наименование назначения использования спецодежды. Наименование этого элемента должно отличаться от наименования элемента, который использовался при первичной передаче в эксплуатацию этой спецодежды

В поле Количество по нормативу выдачи укажите количество по нормативу передаваемой спецодежды (значение используется для подстановки по умолчанию в печатные документы)

Выберите Порядок использования спецодежды – «До износа» или «В течение фиксированного срока», в последнем случае укажите СПИ спецодежды (СПИ для повторной выдачи устанавливается, с учетом СПИ спецодежды предыдущим сотрудником: общий СПИ «минус» срок использования предыдущим сотрудником)

В поле Способ отражения расходов выберите вариант списания стоимости спецодежды в расходы с указанием счета затрат и аналитики к нему (или создайте новый элемент справочника «Способы отражения расходов»)

Колонка Способ отражения расходов заполнится автоматически на основании выбранного Назначения использования

В колонке Счет учета выберите счет МЦ.02

Кнопка Провести

Передача между сотрудниками спецодежды

В программе «1С:Бухгалтерия 8» имеется возможность учесть в бухгалтерском учете передачу между сотрудниками спецодежды, используя документ «Перемещение товаров, материалов

Раздел: Склад – Перемещение товаров, материалов

Кнопка Создать, вид операции – «Передача между сотрудниками». В полях «От кого» и «Кому» укажите сотрудников – передающего и принимающего спецодежду или инвентарь

Табличную часть заполните автоматически по кнопке «Заполнить по остаткам» (в табличную часть попадут остатки спецодежды и инвентаря от передающего сотрудника) или вручную по кнопке «Добавить»:

в колонках «Номенклатура» и «Количество» отражается номенклатура и количество спецодежды и инвентаря, предназначенного для передачи, при необходимости отредактируйте содержимое колонок.

Кнопка Провести