Как образуется отрицательный и излишне удержанный НДФЛ

Отрицательные суммы исчисленного НДФЛ могут возникнуть в конкретном месяце налогового периода по нескольким причинам:

Применение вычетов задним числом: если работник предоставил документы для получения налоговых вычетов позже, чем следовало, вычеты могут быть применены к доходам прошлых периодов, что приведет к уменьшению налоговой базы

Сторнирование доходов: корректировка ранее начисленных доходов (например, при перерасчете отпускных) может привести к уменьшению налоговой базы и, соответственно, исчисленного НДФЛ

Смена налогового статуса: изменение статуса налогоплательщика с «нерезидента» на «резидента» может повлечь за собой перерасчет НДФЛ по ставке 13% с начала года, что также может привести к отрицательному значению

Важно: хотя в отдельные месяцы НДФЛ может быть отрицательным, по итогам года сумма налога всегда должна быть положительной или равна нулю

При применении вычетов задним числом и при сторнировании доходов уменьшается исчисленный налог, но удержанный при этом не меняется. В этом случае, когда исчисленный НДФЛ уменьшился, а удержанный остался прежним, образуется излишне удержанный налог – это разница между удержанным и исчисленным НДФЛ.

Разбор ситуаций на примерах

Вычеты задним числом: работник подал заявление на имущественный вычет в июне, хотя право на него возникло в январе. В результате в июне налоговая база с января по май будет скорректирована с учетом вычета, что может привести к отрицательному значению исчисленного НДФЛ за этот период

Сторнирование доходов: если после расчета отпускных количество дней отпуска было уменьшено, например, с 14 до 10, то производится перерасчет, и НДФЛ с разницы сторнируется, что приводит к отрицательной сумме налога

Приобретение статуса резидента: если работник, бывший нерезидентом, становится резидентом, то НДФЛ с его доходов пересчитывается по ставке 13% с начала года, что также может привести к переплате и отрицательному НДФЛ за предыдущие периоды.

Что делать с излишне удержанным НДФЛ?

Существует два варианта действий в отношении излишне удержанного НДФЛ:

Возврат по заявлению работника: если сотрудник обратился с письменным заявлением о возврате налога, организация обязана вернуть ему излишне удержанную сумму. Обратите внимание, что возврат производится только безналичным путем. Выплата из кассы в данном случае не допускается

Зачет в следующих месяцах налогового периода: если работник не подал заявление на возврат, излишне удержанную сумму можно зачесть в счет будущих платежей по НДФЛ. Это означает, что в последующие месяцы удержанный НДФЛ будет уменьшен на сумму переплаты

Важно:

Смена статуса «нерезидент-резидент»: возврат излишне удержанного НДФЛ при смене статуса осуществляет только ФНС (п. 1.1 ст. 231 НК РФ). Организация может только зачесть сумму излишне удержанного налога в счет будущих платежей

Зачет до конца года: зачет излишне удержанного НДФЛ можно производить только до конца текущего налогового периода (п. 3 ст. 226 НК РФ)