«Бумажный документ – это не столько привычка, сколько проблема».
Это высказывание очень четко обозначило одну из серьезных проблем современного делового мира, в котором существует реальная необходимость заменить ручной труд на интеллектуальный.
В последнее время в нашей стране внедряются различные стандарты, позволяющие жестко регламентировать расход бумаги в органах управления (государственного и хозяйственного), исполнительной власти на местах, а так же сократить технологические потери в процессе производства бумажной продукции. Кроме того, принятие всех нормативных документов по обмену электронными документами, по сути, подстегивает бизнес к решительному переходу на электронный документооборот. Не секрет, что в таком переходе, в первую очередь заинтересован крупный и средний бизнес. Ведь именно в крупных и средних компаниях доля документооборота чрезвычайно высока.
Сразу хотелось бы привести несколько фактов об электронном документообороте, которые будет интересно узнать:
- в юридически значимом электронном документообороте оригиналом считается именно электронный файл с электронной цифровой подписью, а распечатка на принтере – это копия;
- используя электронную цифровую подпись при подписании отчетности, этой же подписью можно подписывать и другие документы в электронном виде;
- для обмена документами принимаются любые сертификаты, выданные другими удостоверяющими центрами, входящими в пространство доверия ФНС России;
- благодаря применению электронного документооборота снижаются затраты не только на расходные материалы и почту, но и на ввод данных.
Ориентируясь на потребности современных организаций, а так же на некоторые законодательные инициативы, компания «1С» разработала специализированный программный продукт «1С:Документооборот 8», предназначенный для организации быстрого доступа, обеспечения сохранности, облегчения поиска и повышения эффективности работы с внутренними и официальными документами.
«1С:Документооборот 8» позволяет работать с различными типами документов - будь то офисные, текстовые, графические, содержащие аудио- и видео, либо приложения, архивы т.д.
Таким образом, если кратко, «1С:Документооборот 8» позволяет:
- упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения версий при одновременной работе;
- повысить качество проектов, документации и др. за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей;
- сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов.
Продукт выпускается в двух редакциях: «1С:Документооборот 8 ПРОФ» и «1С:Документооборот 8 КОРП», поэтому подойдет как для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений, имеющих несложную организационную структуру и документооборот, так для и для автоматизации бюджетных учреждений и коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или сложным документооборотом (редакция КОРП).
«1С-Документооборот 8» реально позволяет сэкономить - причем не только на бумаге, тонере и других расходных материалах. Бумажный документооборот - это ручной ввод информации. Но так же может применяться и компьютерная техника, но лишь в качестве вспомогательного инструмента для ввода данных. Это требует времени и часто приводит к ошибкам, неточностям и задержкам.
Кроме того, использование бумажного носителя затрудняет контроль доступа к информации. В программе «1С:Документооборот» человеческий фактор сведен к минимуму. Авторизованный клиент или сотрудник компании может подключиться к системе и получить доступ к любому разрешенному документу. В распоряжении пользователя удобный поиск по различным параметрам. При необходимости он может внести изменения в документ и адресовать его другим участникам. Получение информации происходит практически мгновенно благодаря применению современных средств коммуникации. Согласитесь, что это очень удобно.
Помимо всего сказанного, стоит отметить, что выбирая ту или иную систему документооборота: бумажного или электронного, компания выражает непосредственное отношение как к своим ресурсам, так и к ресурсам нашей планеты. Используя систему ЭДО мы можем заботиться об окружающей природе и вместе с тем, добиваться реальной экономии для своей компании. Чтобы не быть голословными, приведем немного статистики, предоставленной компанией «НeadHunter". По их подсчетам, комплект документов в электронном виде, состоящий из трех документов, обходится компании в 10 рублей, а один бумажный документ, обходится в 53 рубля. Таким образом, если подсчитать, что компания каждый месяц производит (готовит, подписывает и доставляет клиентам) более 60 000 комплектов документов, то выгоды просто очевидны.
Стоит также поделиться фактом, что сокращение расхода бумаги в масштабах всей страны уже постепенно происходит благодаря внедрению компьютерных и информационно-коммуникационных технологий, в том числе, естественно, электронного документооборота. Кроме того, развивается сеть предоставления государственных и ведомственных интерактивных услуг и улучшается система управления, оперативного решения локальных и межотраслевых задач. На сегодняшний момент, результатом уже принятых мер стало сокращение расходов бумаги на российских предприятиях от 10 до 40 процентов.
В ряде организаций целях внедрения системы электронного документооборота намеренно ограничивается и берется под контроль доступ сотрудников к принтерам и копировальной технике. Вводятся различные системы нормирования расхода бумаги, с контролем целевого использования и ежегодным снижением норм ее потребления. Для этого сотрудники канцелярии сканируют входящие, исходящие, а так же внутренние документы, сохраняя их в электронном виде в базе данных.
В наши дни, крупные организации, перешедшие на систему электронного документооборота, зачастую требуют от своих контрагентов (а это, в основном, малые предприятия) предоставлять все документы в электронном виде, выступая инициатором перехода. Для таких случаев для 1С разработан специальный модуль «1С-Такском», позволяющий мгновенно начать отправлять электронные счета-фактуры прямо из системы. «1С-Такском» успешно внедряется в различных организациях и позволяет обмениваться электронными счетами-фактурами и другими первичными и произвольными документами в электронном виде.
Сейчас к обмену электронными документами через «1С-Такском» могут подключиться зарегистрированные пользователи программных продуктов на платформе «1С:Предприятие 8.2», заключившие договор 1С:ИТС (Информационно-технологическое сопровождение) при условии наличия у пользователя сертификата электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Итак, постараемся обобщить те преимущества, которые Вы можете получить при использовании систем электронного документооборота.
- Электронный документооборот помогает сокращать затраты и направлять их на другие цели компании. Электронный документ сложнее подделать или потерять, в отличие от бумажного.
- В программе предусмотрены простые и удобные интерфейсы. Фактически, требуется совершенно немного времени, чтобы научиться работать в системе, подписывать, отправлять и получать документы.
- Введение системы электронного документооборота поможет оптимизировать бизнес-процессы и снизить затраты компании. Сформировать, подписать и отправить электронный документ можно «в один клик», и это реально проще, чем подготовить бумажный документ, подписать его, отправить почтой или курьером.
- Электронный документооборот помогает бизнесу экономить живые деньги. При этом сокращаются ненужные расходы, не отвлекаются ресурсы, нет риска ошибок, обеспечивается прозрачность с фискальными органами.
_________________________________________________________________________________________
Если у Вас возник интерес, и Вы желаете узнать про систему электронного документооборота больше, Вы всегда можете связаться с нами по тел. 67-21-20.
