Кадровый электронный документооборот

17 октября 2022 9:00

// 1С:Предприятие

Рассказываем, что из себя представляет кадровый ЭДО, какие работодатели могут перейти на его применение и как это правильно сделать.

С 20 сентября 2022 года утверждены единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, которые оформляются только в электронном виде. Они вступят в силу 1 марта 2023 года.

Приказ Минтруда России от 20 сентября 2022 г. № 578н

Что такое кадровый ЭДО

Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений закон понимает создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе.

В частности, закон позволяет оформлять в электронном виде, без дублирования на распечатанном бланке:

Трудовой договор, в том числе срочный;
Ученический договор;
Договор о полной материальной ответственности;
Приказ о предоставлении отпуска;
Распоряжение о направлении в командировку и т.д.

По сути, оформить в электронном виде можно любой кадровый документ, за рядом исключений, прямо указанных в законе.

Какие документы нельзя перевести в электронную форму

Положения закона об ЭДО не применяются в отношении следующих документов:

Трудовые книжки;
Акты о несчастном случае на производстве по установленной форме;
Приказы (распоряжения) об увольнении работника;
Документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписанные работником.

Все эти документы, за исключением трудовых книжек, как и прежде, требуют обязательного составления на бумажном носителе. Что касается трудовых книжек, то они также продолжают вестись на бумажном носителе, если работники не изъявили желания перейти на электронную трудовую книжку.

В мае этого года наша компания провела Демонстрационный день «Кадровый электронный документооборот», где специалисты компании более подробно рассмотрели требования к работодателю, права сотрудника и прочие вопросы.

Чек-лист «Проверка готовности к работе в КЭДО»

В чек-листе по шагам расписано о том, что должно быть выполнено организацией для работы с системой кадрового электронного документооборота (КЭДО). Проверьте себя (скачать чек-лист).

Переход на кадровый ЭДО

Чтобы перейти от бумажного к электронному кадровому документообороту, работодатель должен разработать и утвердить специальный локальный нормативный акт, определяющий порядок такого перехода, который в обязательном порядке должен содержать следующую информацию:

Сведения об информационной системе, с помощью которой осуществляется ЭДО;
Порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
Перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО;
Срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО;
Сведения о конкретной дате введения ЭДО.

Определившись с порядком перехода на ЭДО, работодатель должен будет определить и утвердить сам порядок кадрового ЭДО.

Личный кабинет сотрудника в «1С:Зарплата и управление персоналом»

Уведомление работников и получение их согласия

Срок и конкретный порядок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО устанавливается в локальном акте работодателя, определяющим порядок перехода к ЭДО. Единственное ограничение – дата перехода на ЭДО не может устанавливаться ранее даты уведомления работников. Что касается соискателей, трудоустраивающихся к работодателю, то их также необходимо уведомлять о том, что в компании применяется кадровый ЭДО.

Уведомив работников о переходе на ЭДО, работодатель должен будет получить их письменное согласие на такой переход. Отсутствие письменного согласия работника признается его отказом оформления кадровых документов в электронной форме. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.

Согласие не требуется только от лиц, которые приняты на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на указанную дату отсутствует трудовой стаж (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). При этом лицо, имеющее по состоянию на 31 декабря 2021 года трудовой стаж, при приеме на работу вправе отказаться от участия в кадровом ЭДО.

Отсутствие согласия работника или соискателя, принимаемого на работу, на переход к ЭДО не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника. Не может служить таким основанием и отсутствие у работника/соискателя электронной подписи.

«1С:Кабинет сотрудника» — простой способ передать сотрудникам расчетные листки в электронном виде. Сотрудник ознакомится с документом в личном кабинете на портале сервиса или в специальном приложении на своем мобильном телефоне (iOS или Android).

Смотрите наше подробное видео про сервис «1С:Кабинет сотрудника», где мы постарались показать все его преимущества!