ООО «Карелия Палп» – крупнейший в России экспортер газетной бумаги, поставляющий продукцию более чем в 50 стран мира. Сотрудничество компании и «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» началось после того, как в рамках проекта создания комплексной автоматизированной системы на одном из лесозаготовительных предприятий холдинга специалисты компании «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» зарекомендовали себя в глазах ООО «Карелия Палп» как эксперты в автоматизации лесопромышленных предприятий. Стартом отсчета сотрудничества стал проект внедрения системы внутреннего документооборота на ООО «Карелия Палп» в г. Санкт-Петербурге и в филиале ООО «Карелия Палп» в г. Кондопоге.
В условиях наращивания рынка сбыта и филиальной структуры, ежегодный документооборот компании составлял более 35 000 документов и постоянно увеличивался. Не удавалось оперативно согласовывать большой объём документов и отслеживать их выполнение. Документы могли поступать с задержкой по времени, потеряться в пути или затеряться в папках сотрудников. Для решения этих проблем было принято решение внедрить систему электронного документооборота.
В качестве программного решения для реализации проекта был выбран продукт «1С:Документооборот 8. КОРП», который позволил не только автоматизировать рассматриваемые в рамках проекта бизнес процессы, но и позволит продуктивно и комплексно развивать систему в дальнейшем.
В ходе проекта была разработана и согласована с ООО «Карелия Палп» новая редакция положения о документообороте, описывающая принципы и порядок организации документооборота, ведение электронного документооборота с контрагентами. Были настроены бизнес-процессы и маршруты движения документов на основании новой редакции положения о документообороте и проектного решения и подготовлены инструкции для пользователей по каждому процессу. Кроме того, были разработаны механизмы для первичного заполнения системы и проведено наполнение системы электронными документами из существующей системы хранения файлов ООО «Карелия Палп».
По результатам выполнения проекта были автоматизированы в системе такие процессы документооборота на ООО «Карелия Палп» в г. Санкт-Петербурге и в филиале ООО «Карелия Палп» в г. Кондопога как подготовка, согласование, утверждение, рассмотрение, регистрация, выдача и исполнение поручений в отношении следующих видов документов:
1. Договоры и дополнительные соглашения с поставщиками и клиентами;
2. Входящие документы, в том числе акты, платежные поручения;
3. Исходящие документы, в том числе акты;
4. Внутренние документы:
• Приказы;
• Распоряжения;
• Протоколы совещаний;
• Экономические обоснования на услуги;
• Служебные записки;
• Кадровые документы (договора о приеме на работу, заявления, разрешения, справки и другое).
В системе фиксируются сроки исполнения и согласования документов. Система оповещает ответственных сотрудников, уведомляя о контрольных точках, и может принудительно перенаправлять задачи в случае истечения лимита времени на ее выполнение. Таким образом предотвращаются просрочки, связанные с человеческим фактором, повышается скорость обработки информации и принятия управленческих решений.
Кроме того, в системе реализован электронный архив для хранения электронных версий всех документов и скан-копий, в том числе бухгалтерских документов.
В рамках развития системы была реализована интеграция между системами «1С:Документооборот 8. КОРП» и «1С:Управление производственным предприятием 8», позволившая организовать возможность просмотра архива всех связанных документов по заявке на поставку материально-технических средств непосредственно с рабочего места пользователя «1С:Управление производственным предприятием 8» без необходимости работы с двумя системами одновременно.
В результате проекта удалось достигнуть целей, поставленных руководством ООО «Карелия Палп», а именно:
• Создать единое информационное пространство для ведения всех процессов внутреннего документооборота и удобной коллективной работы всех пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов в любой момент времени;
• Сократить время на подготовку и согласование документов, повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет оперативного решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей;
• Сократить время на поиск нужного документа за счет ведения систематизированного и безопасного электронного архива документов;
• Получить удобный инструмент для учета рабочего времени и контроля над исполнительской дисциплиной сотрудников, в том числе, в части соблюдения времени на подготовку и согласование документов, соблюдения процедуры внутреннего согласования документов.
Проект автоматизации внутреннего документооборота был реализован за 3 месяца и уже с 01.08.2015 года система находится в промышленной эксплуатации.
Более 100 пользователей активно работают в системе с 92 видами документов.
В настоящий момент оперативная поддержка пользователей и сопровождение системы осуществляется силами IT-службы ООО «Карелия Палп» и специалистами «Неосистемы Северо-Запад ЛТД». Кроме того, запланировано тиражирование системы внутреннего электронного документооборота на предприятия группы компаний.
Информация о Заказчике:
ООО «Карелия Палп» – крупнейший в России экспортер газетной бумаги, поставляющий продукцию более чем в 50 стран мира. Основными покупателями газетной бумаги являются типографии и издательства. Главные страны поставок – Индия, Турция, Пакистан, Кения, Уганда, Куба, Португалия, Испания и другие страны.
ООО «Карелия Палп» осуществляет производство газетной бумаги на производственной площадке Кондопожского целлюлозно-бумажного комбината, также в активе компании находятся логистические и лесозаготовительные ресурсы. Производственные мощности ОАО «Кондопога» делают предприятие ведущим производителем газетной бумаги в России и странах Европы.
«Карелия Палп» признана лучшим экспортером 2015 года по мнению таможенного управления ФТС России по Северо-Западу. Кроме того, Национальный бизнес-рейтинг в 2015 году признал компанию лидером по показателям эффективности использования ресурсов. Ссылка на сайт ООО «Карелия Палп»: http://karjalapulp.com/
