Если у Вас есть вопросы, Вы можете заполнить форму обратной связи.
Хотите быть в курсе всех крутых фишек и новинок в мире 1С?
Подписывайтесь на наш 
канал в MAX
Требования Росархива к хранению электронных документов
Согласно требованиям Росархива, учреждения, использующие электронный документооборот, обязаны обеспечить долговременное хранение электронных документов с соблюдением установленных правил.
Электронный архив должен обеспечивать:
-
хранение контента и метаданных
-
хранение файлов электронной подписи
-
наличие визуализированной копии документа в формате PDF/A
-
сохранение юридической значимости электронного архива на протяжении всего срока хранения
Для решения этих задач используется 1С:Архив — специализированная система долговременного хранения электронных документов.
Что умеет 1С:Архив
В программе реализованы:
-
прием данных из учетных систем
-
долговременное хранение электронных документов
-
выполнение требований архивного законодательства
-
формирование обязательных архивных форм
В системе доступны:
- номенклатура дел
- дела и тома
- сводные и сдаточные описи
- выдача документов
- уничтожение дел
Также формируются обязательные архивные формы: описи дел, книга учета поступления и выбытия дел, акты уничтожения и другие архивные формы.
Как организован обмен между 1С:БГУ и 1С:Архив
Для взаимодействия между 1С:БГУ и 1С:Архив предварительно требуется включить настройки обмена в обеих программах. В 1С:БГУ предусмотрены дополнительные параметры обмена:
-
настройка видов данных для архива
-
удаление файлов после передачи в архив
-
права доступа пользователей
Для сотрудников, отвечающих за передачу документов, используется отдельная роль: «Отправка документов в 1С:Архив».
Как выполняется передача документов
Обмен между системами выполняется через регламентные задания:
-
«Обмен с 1С:Архивом»
-
«Обмен с источниками документов»
Для заданий настраивается расписание выполнения. При работе в файловых базах обмен иногда требуется запускать вручную.
На первом этапе в архив передается нормативно-справочная информация:
-
организации
-
контрагенты
-
подразделения
-
должности
-
физические лица
-
виды документов
После этого можно переходить к передаче электронного документа.
Что требуется проверить перед отправкой документов в архив
Перед отправкой в архив необходимо проверить, чтобы документ:
-
был проведен
-
должен содержать электронную форму
-
имеет все необходимые вложения
-
должен быть подписан электронной подписью
После подготовки в карточке документа появляется кнопка: «Еще — 1С:Архив — Передать документ»
Переданные документы можно просмотреть через раздел: «1С:Архив — Переданные документы»
Также в программе доступна история обмена и возможность отзыва ранее переданных файлов.
Как документы принимаются в 1С:Архив
После передачи данные отображаются в разделе: «Пакеты принятых документов»
Ответственный сотрудник подтверждает корректность полученных данных и распределяет их по делам архива.
Переданные материалы затем доступны в разделе «Документы».
Передача регламентированной отчетности
При передаче регламентированной отчетности в архив выгружается подписанный PDF-файл отчетности, что позволяет обеспечить хранение отчетных форм в соответствии с требованиями законодательства.
Заключение
Интеграция 1С:Архив и 1С:Бухгалтерия государственного учреждения помогает государственным учреждениям организовать централизованное хранение электронного архива и соблюдать требования Росархива к долговременному архивному хранению.
Видео по теме
Подробнее о работе 1С:Архив и организации электронного архива смотрите в нашем видео:
-
«1С:Архив — электронное хранение документов с учетом требований законодательства»
-
«Взаимодействие систем 1С:Архив и 1С:Бухгалтерия государственного учреждения»
Заинтересовало решение?
Если вас интересует 1С:Архив, специалисты компании «Неосистемы» проведут демонстрацию продукта и расскажут, как решение может быть использовано для организации электронного архива, упорядочивания документооборота и повышения удобства работы с документами в учреждении:
