В мае 2019 года сотрудники компании ДОК «Калевала» обратились к компании «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» с целью создания системы внутреннего документооборота предприятия. В процессе экспресс-обследования были выявлены бизнес-цели, которые необходимо достичь, а именно:
- Повысить эффективность управления основными бизнес-процессами предприятия за счет оперативного получения информации о выполнении поручений;
- Минимизировать издержки на расходные материалы (перевести внутренние документы, не требующие наличие бумажного экземпляра в электронный вид);
- Минимизировать время обработки документов участниками документооборота;
- Обеспечить прозрачность документооборота (получение информации о статусе документа и точке маршрута);
- Оптимизировать поиск нужного документа в архиве;
- Обеспечить доступ к информации документооборота с учетом прав доступа.
В результате выполненных работ специалистам «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» удалось оптимизировать процессы создания, согласования различных документов, выдачи и контроля исполнения поручений, создания электронного архива и многое другое. Достигнуты цели проекта и получены следующие результаты:
- Время получения информации о статусе выполнения поручения и время информирования о выполнении поручения менее 1 минуты;
- Внутренние документы, не требующие наличия бумажного экземпляра, оформляются и согласовываются в электронном виде;
- Время информирования об изменении статуса документа – менее 1 минуты;
- Для большинства документов созданы шаблоны комплексных процессов, с заранее заданными маршрутами и сроками выполнения задач – процесс идет автоматически;
- Время получения информации о статусе документа и точке маршрута менее 30 секунд;
- Время поиска документа по заданным параметрам в электронном архиве документов –менее 1 минуты. Гибкий поиск по настраиваемым отборам, поиск по наименованию, полнотекстовый поиск данных;
- В системе обеспечен доступ к информации с учетом ограничений по правам, предоставленным Заказчиком.
- Повышение оперативности получения информации для анализа деятельности предприятия;
- Сокращение времени на согласование, утверждение документов и контроль исполнения поручений за счет создания единого информационного пространство для коллективной работы всех пользователей документооборота;
- Безопасное и систематизированное хранение документов и файлов в системе;
- Сокращение времени на поиск нужного документа;
- Сокращение времени на подготовку типовых документов за счет автоматического заполнения шаблонов файлов.
За время проекта были согласованы и настроены более 50-ти шаблонов процессов и автоматизировано более 50-ти видов документов. Ключевыми процессами автоматизации электронного документооборота являлись следующие виды деятельности:
• Договорная деятельность;
• Претензионная работа;
• Административно-распорядительная деятельность;
• Кадровая деятельность;
• Обеспечение потребностей;
• Охранная деятельность;
• Производственная деятельность;
• Деятельность по охране труда и прочее.
Проект автоматизации внутреннего документооборота уже реализован и с 31 января 2020 года система находится в промышленной эксплуатации. В ходе проекта было автоматизировано 112 рабочих мест.
На данный момент система передана на сопровождение. ДОК «Калевала» и «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» планируют дальнейшее сотрудничество и активную работу.
Оценка внедренной информационной системы по следующим параметрам по 5-балльной шкале:
Соответствие потребностям организации ___
(где «5» - «в информационной системе реализованы все необходимые возможности»);
Удобство работы с программой ____
(где «5» – «работать с программой легко и комфортно»);
Оцените качество работы партнера «1С» ____
(где «5» - «работой партнера очень доволен»)
Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности (ответ из числа перечисленных ниже):
Да;
Скорее да;
Скорее нет;
Нет.
13.11.2020
г. Генеральный директор
ООО ДОК «Калевала»
К.Г. Касрадзе