Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет сохранять данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов.
Налоговые органы вправе требовать от налогоплательщика документы в электронном виде, служащие основаниями для исчисления и уплаты налогов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (пп.1 п. 1 ст. 31 НК РФ).
При этом в ходе налоговой проверки или иных мероприятий налогового контроля инспекция не вправе истребовать документы, которые были представлены ранее при проведении камеральных или выездных проверок. Это ограничение не распространяется на случаи, когда документы ранее представлялись в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу, а также на случаи, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены из-за непреодолимой силы. Об этом сказано в п. 5 ст. 93 НК РФ.
Минфин России считает, что если первичные документы за последние 4 года утрачены из-за гибели архива, то налогоплательщик должен их восстановить. Финансовое ведомство также напоминает, что за непредставление документов в установленный срок в налоговые органы налогоплательщик может быть привлечен к ответственности по ст. 126 НК РФ. Такие выводы сделаны в письме от 11.08.2011 № 03-02-07/1-288.
Вопрос о привлечении к ответственности по ст. 126 НК РФ, в случае если документы не представлены из-за их утраты, рассматривается и в судах. Так, некоторые судьи считают, что если документы утеряны в результате пожара, потопа и т.п., то привлечение к ответственности по ст. 126 НК РФ неправомерно (например, постановления ФАС Волго-Вятского округа от 31.08.2009 № А17-6800/2008 и ФАС Поволжского округа от 30.01.2009 № А12-8706/2008).
