Создание единой комплексной системы учета для компании ООО «Томлесдрев» на базе решений фирмы «1С»

ООО «Томлесдрев» — крупнейшее лесоперерабатывающее предприятие Томской области. Основное направление деятельности — комплексная переработка древесины: производство ДСП, ЛДСП и пиломатериалов. Объем переработки круглых лесоматериалов предприятием составляет около 1 млн м3 в год.

На момент знакомства специалистов компаний в 2020 году, на предприятии было востребовано функциональное развитие текущих информационных систем, которые не в полной мере покрывали потребности руководства в управлении оперативными бизнес-процессами, а именно:

Отсутствовало единое информационное пространство для оперативного получения достоверных данных о деятельности всех подразделений

Дублировался ввод данных в информационные системы

Специалисты компании «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» совместно со специалистами предприятия разработали концепцию проекта по созданию единой современной корпоративной системы на базе «1С:ERP» с учетом целей руководства, а также особенностей бизнес-процессов на предприятии.

_________________________________________________________________________________

В качестве программной основы, наиболее подходящей для реализации проекта, было решено использовать:

«1С:ERP Управление предприятием». Функциональность данного программного продукта охватывает большинство востребованных для автоматизации процессов

«1С:Управление лесозаготовительным предприятием. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА», который предназначен для автоматизации ведения учета в части заготовки, вывозки, приемки и отгрузки круглого леса, а также в области управления лесосечным фондом

«1С:Предприятие 8. ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП» - автоматизация процессов управления ремонтами и обслуживанием оборудования

«1С:Управление автотранспортом. Модуль для 1С:ERP» для автоматизации процессов управления автотранспортом.

_________________________________________________________________________________

В границы проекта по созданию единой комплексной автоматизированной системы, согласно результатам обследования, были включены следующие бизнес-процессы:

Управление лесозаготовкой

Управление деревообработкой – производство и использование лесопродукции

Управление лесным фондом

Управление производством по цехам – производство щепы, смолы, ДСП, ЛДСП

Управление техническим обслуживанием и ремонтами

Управление затратами и расчет себестоимости

Управление денежными средствами

Управление закупками, доставкой и запасами

Управление продажами и складами готовой продукции

Управление автотранспортом – путевые листы и учет горюче-смазочных материалов (далее ГСМ), ремонты

Согласно границам проекта можно выделить три основных направления, в рамках которых специалисты компаний провели работу:

Создание комплексной системы для управления предприятием в части автоматизации оперативного, бухгалтерского и налогового учета

Автоматизация процессов управления лесозаготовкой предприятия

Развитие автоматизированной системы в части автоматизации процессов управления ремонтами и обслуживанием оборудования

1. Создание комплексной системы

Ключевым фактором успешного создания и внедрения единой современной корпоративной системы, помимо выбора высококвалифицированного подрядчика и программной основы, является разработка плана проекта. В соответствии с планом текущего проекта были выполнены следующие работы для автоматизации процессов предприятия:

В части управления производством автоматизированы следующие процессы:

1. В цехе производства щепы:

Приемка собственного сырья на бирже

Приемка сырья на бирже от сторонних поставщиков

Загрузка данных с весовой в акты приемки

Перевод технологической щепы в топливную

Перемещение щепы между складами

Выпуск технологической щепы и потребления балансов

Передача щепы в цеха ДСП

Формирование ежемесячной отчетности по движению материально-производственных запасов (далее МПЗ) для бухгалтерии и планово-экономического отдела

2. В цехе производства смолы:

Приемка покупной химии

Приемка покупной бумаги и ведение её учета с детализацией по рулонам

Выпуск смол, потребление материалов

Передача смол в цеха ДСП и на участок импрегнирования

Списание брака

Выпуск импрегнированной пленки с детализацией до номеров паллет

Потребление материалов: бумаги, смол, модифицированных добавок

Перевод пленки в пленку для прожарки

Передача пленки для производства ЛДСП

Формирование ежемесячной отчетности по движению МПЗ для бухгалтерии и планово-экономического отдела

Регистрация заказов покупателей на реализацию смолы на сторону

3. В цехе производства ДСП:

Поступление покупной химии на склад

Отражение выпуска плиты

Сортировка плиты

Потребление щепы, смолы, покупных химикатов и ведение учета по нормативам

Корректировка расхода химии в конце месяца по результатам инвентаризации

Распределение материалов на выпущенную продукцию пропорционально установленным нормам

Перевод плиты на складе - изменение сорта

Сдача плиты на склад готовой продукции

Перемещение плиты между цехами ДСП, на склады других подразделений

Загрузка данных о выпуске и сортировке плиты с оборудования

Формирование ежемесячной отчетности по движению МПЗ для бухгалтерии и планово-экономического отдела

4. В цехе производства ЛДСП:

Анализ движения и остатков декоративной пленки

Выпуск, сортировка и упаковка ЛДСП, а также маркировка пачек этикетками

Сдача ЛДСП в пачках на склад готовой продукции

Регистрация в системе причин понижения качества плиты при выпуске

Перевод ЛДСП на складе и изменение сорта

Потребление пленки с детализацией до номеров паллет, ДСП

Списание бракованной пленки с формированием акта

Списание пленки по нормам на переналадки и т.д. с формированием акта

Формирование ежемесячной отчетности по движению МПЗ для бухгалтерии и планово-экономического отдела

_________________________________________________________________________________

В части управления закупками автоматизированы следующие процессы:

1. Закупочная кампания:

Формирование заявок на закупку от подразделений на месяц/срочных/на капитальный ремонт

Регистрация плана закупок бумаги, основной химии, ГСМ на месяц в отделе материально-технического снабжения (далее ОМТС)

Согласование и распределение заявок подразделений по ответственным менеджерам ОМТС

Расценка заявок от подразделений менеджерами отдела закупок

Регистрация счетов на оплату и заказов поставщику ответственными ОМТС от отдела сбыта и столовых

Сбор бюджета закупок на месяц

Сбор бюджета закупок под капитальный ремонт

Планирование менеджерами ОМТС доплат по счетам на оплату

Поступление ТМЦ на центральные склады, регистрация счетов-фактур

Контроль выполнения заявок на закупку от подразделений руководителями ОМТС

Оповещение инициаторов о поступлении материалов на склад по электронной почте

_________________________________________________________________________________

В части управления запасами автоматизированы следующие процессы:

1. На центральных складах материалов:

Маркировка принятых материалов, размещение материалов по ячейкам

Резервирование материалов под подразделения

Заявки на выдачу материалов со склада

Перемещение материалов на цеховые склады по заявкам и без, отбор материалов из ячеек

Реализация материалов своим/сторонним организациям с выпиской счетов-фактур

Перемещение между ячейками

Корректировка резерва под подразделения

Инвентаризация с применением терминалов сбора данных (далее ТСД)

2. На складах служб главного инженера:

Размещение материалов, полученных с центрального склада материалов, по ячейкам

Заявки на получение материалов со склада от механиков с указанием, на что берутся материалы

Выдача материалов и списание на расходы, отбор материалов из ячеек только по заявкам

3. На цеховых складах материалов:

Получение материалов с центральных складов

Списание материалов на расходы с указанием ТС при расходе на обслуживание транспорта

Выдача спецодежды

Формирование актов о списании материалов за месяц

Заявки на выдачу материалов с цеховых складов от начальников цехов ДСП

Забалансовый учет материалов в эксплуатации

_________________________________________________________________________________

В части управления денежными средствами и безналичного расчета автоматизировано:

1. Планирование годовое и ежемесячное:

Отражение плана движения денежных средств (далее ДДС) на месяц по финансовым операциям

Отражение плана ДДС на месяц по операциям снабжения с учетом потребностей отдела закупок

Формирование итогового бюджета ДДС на месяц

2. Оперативное планирование платежей:

Формирование заявок на оплату по налогам

Формирование заявок на оплату по прочим финансовым операциям

Формирование заявок на оплату по расчетам с поставщиками

Формирование реестра платежей на сутки

3. Фактическое движение денежных средств (далее ДС):

Регистрация платежного поручения исходящего

Регистрация платежных поручений входящих и отдельных операций

Работа с сервисом «Клиент-банк»

Ежедневный контроль по фактическому движению ДС

Отчеты по ДС

_________________________________________________________________________________

В части управления взаиморасчетами с контрагентами автоматизарована:

1. Работа с контрагентами и договорами:

Работа с контрагентами

Работа с договорами

2. Расчеты с контрагентами:

Организация взаиморасчетов с контрагентами

Анализ кредиторской задолженности

Формирование актов сверок с контрагентами и проведение взаимозачетов

Регламентированный учет. 

_________________________________________________________________________________

В рамках проекта по созданию комплексной системы были выполнены работы по автоматизации процессов управления автотранспортом, в части следующих процессов:

1. Путевые листы и учет ГСМ:

Поступление ГСМ на склад

Ввод ТС в эксплуатацию

Выписка путевых листов

Учет заправок со своего склада

Учет заправок по топливным картам

Учет заправок за наличные

Учет заправок на складах

Фактический расход топлива по путевым листам

Регистрация выработки транспортного цеха по направлениям в часах

Формирование реестров оказания услуг своим/сторонним организациям

2. Ремонты:

Регистрация дефектов механиками

Регистрация заявок на ремонт

Списание материалов по заявкам на ремонт со склада транспортного цеха

Установка и учет пробега шин

Анализ общего свода затрат на технику ГСМ, запчасти, услуги

2. Внедрение системы управления лесозаготовительным предприятием

Важным моментом для каждого производственного предприятия отрасли ЛПК является автоматизация процессов управления лесозаготовкой с учетом отраслевой специфики предприятия. Проектные решения для решения этой задачи для ООО «Томлесдрев» включили в себя автоматизацию следующих бизнес-процессов:

1. Управление лесным фондом:

Акт отвода делянки

2. Управление лесозаготовкой:

Заготовка деревьев силами

Вывозка деревьев/сортиментов с верхнего склада на нижний/буферный склады

Вывозка сортиментов: внутренние перемещения между промежуточными/нижним складами

Вывозка сортиментов/щепы на биржу сырья

Раскряжевка деревьев

Сортировка сортиментов

Приемка леса от сторонних поставщиков

Списание деревьев/сортиментов на собственные нужды

Отгрузка круглого леса

Учет хлыстовой заготовки силами сторонних подрядчиков и получение на выходе отсортированных сортиментов

Регистрация выработки по видам работ, технике, сотрудникам

Формирование ежемесячной отчетности по движению леса для бухгалтерии из системы

3. Производство лесопродукции:

Производство пиломатериалов

Производство прокладок

Переработка вторичных древесных ресурсов в щепу

Окорка балансов

Приемка лесосырья для распиловки

Потребление лесосырья для распиловки

4. Использование лесопродукции:

Реализация лесопродукции

Списание лесопродукции на собственные нужды

3. Развитие автоматизированной системы

Согласно стратегии автоматизации, предложенной специалистами «Неосистемы Северо-Запад ЛТД», следующим этапом занимались развитием уже существующей ERP-системы предприятия в части:

Автоматизации процессов управления ремонтами и обслуживанием оборудования на базе «1С:Предприятие 8. ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП» («1С:ТОиР КОРП»)

В ходе проекта по развитию системы на базе «1С:ТОиР КОРП» были автоматизированы следующие процессы:

Обходы оборудования

Создание цепочек документов для выявления дефектов и планирования ремонтов по их устранению

Интеграция складского учёта между автоматизированной системой (АС) «1С:ТОиР КОРП» и АС «1С:ЕRP»

Интеграция «1С:ТОиР КОРП» с оборудованием для получения данных о простоях и наработке оборудования, планирование ремонтов на основе этих данных

Визуализация расположения оборудования

К особенностям проекта можно отнести разницу в основных справочниках «1С:ТОиР КОРП» и «1С:ЕRP» - более детальная проработка структуры предприятия.

Результаты проекта по развитию системы и их эффекты:

Данные по простоям и наработке оборудования автоматически поступают в «1С:ТОиР КОРП», где по этим данным автоматически создаются документы по планированию ремонтных работ, что сокращает трудозатраты на планирование, уменьшает вероятность аварийной остановки оборудования

Складской учет. Уменьшается влияние человеческого фактора при занесении первичных данных в систему. Сокращаются трудозатраты за счет синхронизации документов - ввод данных осуществляется в одну систему

Использование мобильного приложения для обходов оборудования сокращает время на ввод данных в систему, предоставляет возможность оперативного анализа данных и своевременного реагирования на выявленные дефекты, а также контроля критических значений контролируемых показателей

Визуализация оборудования с разузлованием до деталей упрощает поиск оборудования в справочнике с большим объемом данных и позволяет соотнести с фактическим местом установки оборудования

Уникальность и инновационность проекта на базе «1С:ТОиР КОРП»

Техническое обслуживание и ремонты:

Мобильное приложение «1С:ТОиР КОРП» для регистрации полученных данных из обходов, внеплановых осмотров оборудования с оперативной передачей данных в «1С:ТОиР КОРП»

Визуализация оборудования по объектам ремонта с возможностью разузлования до деталей

Сбор, анализ и обработка данных из АСУ ТП по простоям и фактической наработке оборудования с автоматическим формированием цепочки документов по планированию ремонтных работ

Дополнение цепочки документов по выявлению дефектов с учетом уровня квалифицированности персонала, добавление обработки подозрения на дефект

Архитектура решения и масштаб проекта по созданию комплексной системы

Достигнутые цели и эффекты от автоматизации – результаты проекта

Удалось достигнуть улучшения в части следующих процессов:

Управление закупками:

Руководство отдела материально-технического снабжения:

Создана система контроля выполнения заявок на закупку: видно, когда заявка была подана, когда она была размещена у поставщика, когда была поставлена на склад, когда была оплачена

Автоматизирован сбор бюджета на капитальный ремонт

Увеличена детализация аналитики по статьям ДС в Бюджете закупок и Бюджете ДС – можно получить расшифровку до конкретной номенклатуры/заявки на закупку или конкретного счета на оплату и доплаты

Менеджеры отдела материально-технического снабжения:

Автоматически в одной программе получают информацию о поступлении материалов на склад, то есть о выполнении заявки на закупку, и об ее оплате. Стало проще контролировать, что уже заказано и пришло, а что нет

Автоматически получают информацию о состоянии расчетов по счетам на оплату заказов поставщикам после загрузки банка

Инициаторы заявок на закупку:

Получили возможность отследить, когда материалы пришли на центральный склад, в том числе при помощи автоматической рассылки на электронную почту ответственным

Все ответственные напрямую работают в системе.

Финансово-экономический отдел:

Автоматически получает информацию о фактуровке материалов

Отдел материально-технического снабжения:

Самостоятельно регистрируют в системе свои счета на оплату по материалам по отделам: отдел сбыта, транспортный цех и т.д.;

Самостоятельно выполняют контроль закрытия заказов

Получили возможность в системе увидеть фактуровку услуг по счетам на оплату

Общее для всех:

Запрет инициаторам заявок формировать потребность в произвольном формате – текстом. Это позволяет сократить время на ввод новой номенклатуры и оформление поступлений на складе, а анализ складских остатков становится проще и эффективнее. В конечном итоге позволяет на этапе подачи заявки на закупки отследить, есть ли на складе заказываемый материал

_________________________________________________________________________________

Управление складскими запасами:

Кладовщики:

Сразу же автоматически видят отражение операций с других складов без дополнительного ввода/дублирования документов

Оперативные остатки совпадают с бухгалтерскими, нет двойного ввода и разницы между оперативным и регламентированным учетом

На некоторых складах внедрены внутренние заявки на выдачу материалов – работники самостоятельно делают заявки, в которых указывают конкретные материалы, которые хотят получить со склада. Для кладовщиков это упрощает процесс ввода документов по списанию материалов, в списании автоматически заполняется перечень материалов

Большая часть складов материалов вышла на оперативный режим ввода документов. Актуальные остатки можно посмотреть в режиме онлайн. К системе подключены в том числе начальники цехов и работники, которые самостоятельно контролируют остатки, не обращаясь к работникам склада

Бухгалтерия:

На большинстве производственных складов исключен двойной ввод данных: первичные операции вводятся на местах, а бухгалтерия контролирует затраты и аналитику

_________________________________________________________________________________

Управление производством:

Отдел сбыта:

Актуальные остатки бумаги и пленки в цехе производства смолы можно контролировать в оперативном режиме

Бухгалтерия:

Исключен двойной ввод данных: все производственные операции основного производства в цехе производства щепы, цехе производства смол, древесно-стружечном производстве, производстве пиломатериалов и при учете движения леса вводятся на местах. За бухгалтерами остается функция контроля

Минимизирован двойной ввод данных по вспомогательным процессам. Появилась возможность отражать в системе документы по движению ГСМ, а также их списание по путевым листам и загружать в режиме онлайн в бухгалтерские документы. Выпуск транспортного цеха заполняется автоматически по данным выработки в путевых листах, кладовщики/механики вводят ремонтные листы с автоматическим списанием запчастей

Есть возможности автоматической сверки складской приемки покупных материалов и финансовых документов

Наведен порядок и внедрен контроль фактуровки и поступления на склад силами бухгалтерии в схеме учета материалов в пути через 15 счет

Лесозаготовка:

Все движения леса детально отражаются в системе. Данными оперативно могут пользоваться руководство, планово-экономический отдел, бухгалтерия, ревизионный отдел

Сокращено время на сбор ежемесячной отчетности: из системы автоматически формируются отчеты по верхним, нижним, буферному складам за месяц

Из системы автоматически формируется весь пакет сопроводительных документов на машины

Производство:

Остатки и движения совпадают с бухгалтерскими документами, нет двойного ввода и возникающих из-за этого разниц в учете

Вся отчетность формируется автоматически из системы и совпадает с бухгалтерскими проводками

Цех производства щепы: поступление бесплатного сырья отражается в системе. Это сравняло бухгалтерские и оперативные остатки, что упростило сбор отчетности

Приведен в порядок и переведен на оперативный режим учет карбамида, фасуемого на складе - повышен уровень контроля

_________________________________________________________________________________

Подготовка бюджета, план-фактный анализ:

Финансово-экономический отдел:

Подготовка бюджета к комитету для его согласования стала эргономично удобнее, быстрее выполняется сбор плановых данных с учетом частичной автоматизации заполнения

При проведении бюджетного комитета появилась возможность сразу выдавать руководству информацию по плановым суммам бюджета с расшифровками

Инвестиционный департамент:

Проверка бюджета и сверка план-факта стали более прозрачными. Проверка бюджета ДДС – проверка связи с первичными документами поступления; аналогичным образом проверяются фактические данные

Отдел материально-технического снабжения:

Ускорение обработки доплат к бюджету и повышение уровня детализации кредиторской задолженности

_________________________________________________________________________________

Оперативная работа по банку (платежные поручения):

Финансово-экономический отдел:

Исключен ручной ввод в систему «Клиент – банк»

Ускорена обработка платежей, с повышением количества обрабатываемых документов почти в 3 раза не пришлось увеличивать численность отдела

Пользователи отмечают, что отдельные операции по банку проводить стало значительно быстрее за счет обработки по групповому созданию документов

Финансово-экономический отдел и Бухгалтерия:

Исключена тройная обработка платежей

_________________________________________________________________________________

Оперативное планирование платежей:

Финансово-экономический отдел:

Оптимизация ввода документов и увеличение прозрачности учета по договорам лизинга за счет групповой обработки создания заявок с контролем графика договора, графика в бюджете и заявок на оплату

Прослеживаемость планирования оплат по поставщикам: взаиморасчеты по заказу, статус по дебиторской и кредиторской задолженности, оптимизация ввода документов. Для ответственных - получение информации о фактическом платеже

Получение платежного календаря, в том числе реестра всех заявок на оплату, на день с учетом всех платежей.

_________________________________________________________________________________

Взаиморасчеты:

Отдел материально-технического снабжения, бухгалтерия, финансово-экономический отдел:

Появилась детальная информация по всем статусам заказа от его возникновения до закрытия поставкой

Исключено дублирование данных по взаиморасчетам

Бухгалтерия и финансово-экономический отдел:

Появилась сходимость данных в базе данных финансового отдела и в бухгалтерии.

_________________________________________________________________________________

Техническое обслуживание и ремонты:

Планирование потребности материальных затрат на ремонтные работы

Исключено дублирование данных по плановым и фактическим затратам на ремонтные работы посредством интеграции «1С:ТОиР КОРП»-«1С:ЕRP»

Обеспечена оперативная регистрация данных в автоматизированной системе по результатам обходов: по замеру показателей эксплуатации оборудования, выявлению дефектов и проверке замечаний к оборудованию. Осуществляется планирование и отслеживание выполнения обходов оборудования для контроля состояния объектов ремонта, выполняется план-фактный анализ

Реализован контроль списанных, но не потраченных материалов. Появилась возможность отслеживать, какие материалы списали со склада, но не потратили на выполнение ремонтных работ – товары на руках

_________________________________________________________________________________

Общие эффекты от автоматизации:

Получена возможность делать более детальный расчет себестоимости с детализацией: лес – по породам, сортам и длинам; пиломатериалы – до сортов, длин, сечений; пленка – до декора, ДСП – до сорта, толщины, типа; ЛДСП – декор, тиснение, сорт, толщина, тип. Такой расчет дает больше возможностей для анализа финансового результата и принятия решений по изменению ценообразования ВГО и ценообразования для сторонних покупателей

Расширение количества управленческих отчетов, в том числе для сбора консолидированной отчетности для банков

Значительное уменьшение количества информационных баз

Многие отчеты по всем отделам, которые собирались вручную, перевели в систему

Результаты проекта

Создана учетная модель и организовано совместное ведение учета в единой базе всех подразделений крупного предприятия

Суммарное кол-во человеко-часов работ, выполненных проектной командой, - 6000

Количество автоматизированных рабочих мест: 186

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование:

ТСД и мобильное приложение для осуществления обхода оборудования с целью контроля за его исправностью, показателями приборов и выявления неисправности

ТСД на центральном материальном складе

Сроки и качество:

отклонение по срокам: 17 %

отклонение по бюджету: 8 %

Экономический эффект от внедрения (%):

Сокращение трудозатрат в подразделениях: 20%

Ускорение получения управленческой отчетности: 30%

Ускорение обработки заказов: 15%

Снижение объемов материальных запасов: 7%

Сокращение расходов на материальные ресурсы: 5%

Планы развития

Специалисты компаний планируют дальнейшее плодотворное сотрудничество и выполнение работ по развитию уже имеющейся на предприятии ERP-системы по следующим направлениям:

1. Автоматизация управления производством деталей для решения следующих задач:

Планирование работы ремонтно-механического цеха с учетом потребностей заявителей в деталях и плановыми сроками обеспечения производства закупными материалами

Оперативный учет результатов производства, в том числе в регламентированном учете

2. На базе решения «1С:Предприятие 8. ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП», планируется реализация следующих задач:

Реализация механизма расчета коэффициента критичности ремонтов оборудования исходя из весов отдельных параметров оборудования, таких как срок поставки деталей, влияние на производственные процессы, длительность ремонта и т.д

Учет замены деталей оборудования

3. Автоматизация процессов, включающих интеграции «1С:ЕRP» - «1С:ТОиР КОРП»:

Учет наработки транспортных средств. Использование данных «1С:Управление автотранспортом. Модуль для 1С:ERP» для планирования ремонтов в «1С:ТОиР КОРП» с передачей потребностей в затратах на ремонт в «1С:ERP»

Автоматизация сбора затрат на осуществление ремонта и техобслуживание автотранспорта. Позволит уменьшить вероятность поломки ТС, принимать управленческие решения по выполнению ремонтных работ и приведет к сокращению трудозатрат на ремонт и времени простоя транспорта

На данный момент уже началось выполнение следующих работ:

Детальное обследование процесса управления документооборотом

Детальное обследование по организации управленческого учета

Детальное обследование по планированию остановочных ремонтов оборудования для сокращения времени простоев, оптимизации процессов согласования, взаимодействия между службами и планирования ремонтов оборудования

Адаптация типового решения «1С:ТОиР КОРП» для получения возможности отражения плановой и фактической калькуляции затрат в системе с целью автоматизации управления производством деталей