ОАО "Кондопога" вот уже на протяжении нескольких месяцев работает в новой системе, что предоставило возможность в полной мере оценить эффект от внедрения системы электронного документооборота. Создание системы электронного документооборота позволило повысить взаимодействие между отделами за счет упрощения процесса согласования и поиска документов. Теперь с помощью электронного согласования предприятие экономит на расходных материалах, высвобождает часть рабочего времени сотрудников и ускоряет процесс согласования документов в 2 раза, а это, несомненно, повышает доверие в глазах клиентов предприятия.
В последние годы ситуация на рынке целлюлозно-бумажной промышленности менялась не в пользу ОАО "Кондопога". Во всем мире уже несколько лет продолжается падение общего объема потребления газетной бумаги, по данным РАО "Бумпром" эта цифра составляет порядка 10 % в год, что чуть не привело предприятие к банкротству.
Поддержать предприятие на пути финансового оздоровления выразил готовность ОАО "Банк "Санкт-Петербург". Проанализировав деятельность комбината, новое руководство выявило сильное отставание производительности труда, в результате чего было принято решение повысить управляемость предприятия и максимально сократить расходы, в том числе за счет внедрения современных средств автоматизации.
В условиях общего спада спроса на продукцию, ужесточения конкуренции на рынке целлюлозно-бумажной промышленности, нестабильной работы самого комбината в последние годы необходимо было восстановить деловую репутацию на рынке. Этому могла способствовать только своевременная реакция на запросы клиентов, соблюдение условий сделок и порядка оплат при работе с поставщиками.
Основным фактором стабильной работы предприятия в кризисный период является не только технический уровень производства, но и управленческие возможности руководителей. Одним из пожеланий нового руководства стало создание инструмента, позволяющего контролировать исполнимость выданных сотрудникам поручений.
Бумажный поток документов с каждым днем только увеличивался на столах руководителей, документы терялись, это повышало время на согласование документов. Поиск документов в архиве порой доходил до нескольких дней, что оттягивало сроки выполнения задач. Требовалось создать единое информационное пространство для хранения и работы с документами.
Площадь комбината сопоставима с размером всего города Кондопога. Согласование документов на бумаге заставляло сотрудников ходить в соседние подразделения, которые находятся на расстоянии нескольких километров друг от друга. Это съедало много времени, которое можно было потратить на важные задачи.
В результате длительных переговоров к сотрудничеству была приглашена компания "Неосистемы Северо-Запад ЛТД", которая уже имела успешный опыт автоматизации в данной сфере. В качестве основы среди нескольких возможных вариантов программных продуктов был выбран "1С:Документооборот 8". В ходе проекта было автоматизировано 250 рабочих мест, так же все участники процесса были обучены работе в программном продукте.
Эффект от внедрения оправдал ожидания вышестоящего руководства. Руководители подразделений теперь могут не просто выдавать поручения своим сотрудникам в электронном виде, но и контролировать их исполнимость, в том числе и удаленно. Для сотрудников это так же стало стимулом для более быстрого выполнения возложенных на них задач. Система предотвращает ситуации, когда выданное поручение не исполняется в срок, повысив управляемость процессов на предприятии.
Скорость обработки запроса всегда играет большую роль в вопросе налаживания деловых контактов, высокая скорость реагирования станет весомым конкурентным преимуществом при дальнейшей работе с потенциальными и существующими партнерами и комбинат не упустит своей выгоды. За счет встроенной в ПП "1С:Документооборот 8" возможности согласования договоров и контроля исполнимости обязательств по ним, ОАО "Кондопога" получила возможность заключать выгодные сделки за счет более высокой реакции на запросы покупателей.
Больше бумажные документы не залеживаются на столах руководителей, система оповещает их о необходимости согласовать тот или иной документ. Число коридорных коммуникаций сведено к нулю, сотрудники могут планировать и распределять свое рабочее время более рационально.
Предприятие получило возможность экономить не только время, но и деньги. Автоматизация электронного документооборота позволила сократить затраты на расходные материалы, так, например, организация совещаний стала проходить без бумажных носителей, так же как и согласование документов, заявок на внутренние потребности предприятия, сбор информации для подготовки различных еженедельных планов.
