ОТЗЫВ
о проекте по автоматизации процессов договорной деятельности в части согласования договоров и дополнительных соглашений на базе «1С:Документооборот 8. КОРП» для ООО «ВБ-Сервис»
Компания «ВБ-Сервис» образована в ноябре 1998 года. Компания занимается технической эксплуатацией и обслуживанием объектов, расположенных в Москве. За период работы компания накопила большой опыт эксплуатации сложных объектов, приемки в эксплуатацию, проведению ремонтных работ и работ по модернизации инженерного оборудования.
Общение с компанией «Неосистемы Северо-запад ЛТД» началось в 2021 году, когда руководство «ВБ-Сервис» обратилось с задачей автоматизировать процесс договорной деятельности в части согласования договоров и дополнительных соглашений в «1С:Документооборот 8. КОРП».
После предметного обсуждения целей и задач специалисты компании «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» смогли выделить основные направления работы. Главной задачей было: упростить процесс согласования документов, распределив права ответственных за процесс лиц, доработав функционал программы и добавив необходимые шаблоны.
Для выполнения задачи по упрощению закупочной процедуры внесли изменения в порядок приема документов и согласования. Специалисты «Неосистемы Северо-запад ЛТД» определили алгоритм, согласно которому документ будет проходить через конкретных ответственных сотрудников для внесения необходимых данных. Также дополнительно реализовали внешние печатные формы, которые дают возможность фиксировать протокол закупочной комиссии для дальнейшего согласования. По завершению встречи ответственный сотрудник направляет протокол на согласование и формирует выходящие задачи для дальнейшего исполнения.
Для обработки закупочной документации создали карточку документа, в которой согласованты могут изменять документ в формате рецензирования, применять правки может только куратор договора.
Специалисты «Неосистемы Северо-запад ЛТД» произвели настройку в системе согласования финансовых документов и документов для проведения процессов закупки, что позволило повысить оперативность работы.
В результате автоматизации процесса договорной деятельности компания «ВБ-Сервис» получила следующий результат:
• Сокращение времени на подготовку и согласование документов, повышение качества готового материала (договоров, дополнительных соглашений) за счет решения спорных вопросов в процессе согласования и упорядочивания работы пользователей;
• Единое информационное пространство для коллективной работы всех пользователей с возможностью согласования, утверждения документов и контроля исполнения задач;
• Инструмент для контроля над исполнительской дисциплиной сотрудников;
• Оперативное получение информации для анализа деятельности предприятия, благодаря большому числу отчетов.
Система была принята в промышленную эксплуатацию 06.08.2021 г. Всего было автоматизировано 91 рабочее место.
Дальнейшая работа специалистов компании «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» проводится в рамках сопровождения компании «ВБ-Сервис» и планирования будущих задач по автоматизации.
Компании планируют продолжить сотрудничество в вопросе автоматизации бизнес-процессов.
Оценка проекта внедрения решения «1С:Документооборот 8. КОРП» на ООО «ВБ-Сервис» по 5-балльной шкале оценивается следующим образом:
- Соответствие потребностям организации – 5
(где «5» - «в информационной системе реализованы все необходимые возможности»);
- Удобство работы с программой – 5
(где «5» – «работать с программой легко и комфортно»);
- Оцените качество работы партнера «1С» - 5
(где «5» - «работой партнера очень доволен»)
Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности (ответ из числа перечисленных ниже):
- Да;
- Скорее да;
- Скорее нет;
- Нет.
03.04.2024 г.
Финансовый директор
ООО «ВБ-Сервис»
М.А.Лыгина