На базе программного продукта (ПП) «1С:Бухгалтерия 8» разработан функционал для ведения управленческого учета в частных образовательных организациях. Мы опирались на опыт работы образовательных центров, чтобы учесть все необходимые нюансы и создать автоматизированную систему, включающую в себя типовой набор задач:
- регистрация новых клиентов с отражением источника информации (откуда пришел клиент);
- регистрация событий и взаимодействий с клиентом, отражение интереса к обучению, запись в группы;
- оформление и печать договора с регистрацией графика платежей;
- планирование отсутствий учеников (болезнь, отъезд);
- учет посещений, успеваемости и неявок учеников, а также технических проблем;
- планирование отработок пропущенных занятий;
- автоматическое выставление актов за посещенные занятия;
- отслеживание динамики посещенных занятий, успеваемости детей и их интересов к различным предложениям учебного центра (с помощью отчетов);
- контроль исполнения клиентами графиков платежей (с помощью отчетов);
- контроль задолженности клиентов;
- подготовка справок для получения налогового вычета.
1. Рабочее место менеджера
(рис.1)
(рис.1)
Рабочее место менеджера (рис.1) состоит из табличной части с полями для фильтрации данных. Разработано для фиксации информации по всем обращениям. Рабочее место позволяет внести всю необходимую информацию по контрагентам: ФИО, контактные данные, возраст, откуда пришел клиент, основное место учебы, история взаимоотношений с клиентом за предыдущий период. Для быстрого и удобного поиска созданы фильтры по строкам.
(рис. 1.1)
В боковом меню (рис. 1.1) доступна информация по всем зафиксированным событиям по каждому контрагенту. Под событием понимается любое письменное или устное общение. В нижнем боковом меню (рис. 1.2) реализован функционал с напоминаниями по клиентам от менеджеров. Записи можно фильтровать по каждому менеджеру.
(рис. 1.2)
(рис. 1.3)
В рабочем месте менеджера реализована форма для создания новых клиентов (рис. 1.3), которая имеет возможность поиска и сверки вносимой информации по уже существующим клиентам. Это помогает исключить дублирование информации по клиентам.
Рабочее место менеджера разработано с учетом всех нюансов и позволяет с легкостью ориентироваться в клиентской базе.
2. Работа с событиями
Внутри каждого события есть дополнительная закладка, где можно отразить интерес клиента к какому-либо курсу/предложению или записать в определенную группу (рис. 2). Она (закладка) представляет из себя перечень курсов и предложений, в которых заинтересован или записался конкретный контрагент. Во вкладке проекты есть поле «Статус». В нем ставится отметка по отношению к каждому курсу, которым интересовался клиент (например: запись, под вопросом, и т.д.). В системе существует пополняемый список статусов, которыми можно охарактеризовать запись или интерес (например, «точная запись в группу», «занять место, пока клиент думает», «просто есть интерес, но пока клиент думает», «отказ от обучения в группе» и т.п.)
(рис. 2)
Статусы затем используются для формирования отчетов, отражающих информацию об интересах клиентов, формировании групп и т.д. Таким образом, по каждому своему проекту (группе) вы можете посмотреть наполняемость групп и оперативно отслеживать клиентов, участие которых находится под вопросом (рис. 2.1).
(рис. 2.1)
Каждое событие имеет признак (рис. 2.2), который позволит Вам в дальнейшем проанализировать общение с клиентом. С помощью специальных отчетов Вы сможете отследить сколько раз клиент обращался за консультацией, сколько раз вы ему звонили, сколько раз клиент отказывался от услуг и так далее.
(рис. 2.2)
Таким образом, события - это удобный инструмент для работы с клиентами, который в дальнейшем позволяет вам структурировать информацию и формировать все необходимые отчеты: отслеживать наполняемость групп, маркетинговую активность каждому клиенту, отслеживать количество отказов и спрос на те или иные курсы и так далее.
3. Создание договора
При записи клиента на курс с помощью обработки «Оформление договоров» система автоматически создает договор, позволяет сформировать печатную форму договора, создает планируемые поступления денежных средств согласно графику платежей и заказ покупателя (рис. 3). Список планируемых поступлений позволяет зафиксировать график платежей по каждому контрагенту и вести контроль за своевременной оплатой и видеть просрочку. В рабочем месте менеджер может быстро посмотреть список документов по клиенту, зарегистрировать событие с ним, проверить задолженность, проконтролировать график платежей, а также увидеть актуальную информацию по интересам клиента и прошедшим курсам
(рис. 3)
Итог: Описанный выше функционал апробирован и успешно используется в Центре сертифицированного обучения компании «Неосистемы Северо-Запад ЛТД». Данное решение предполагает не только учет работы с контрагентами, но и анализ и контроль посещаемости курсов. Более подробнее о данном функционале см. здесь.
Результат внедрения данного решения:
• Уменьшение влияния человеческого фактора, и, как следствие, количества ошибок ввода данных.
• Увеличение скорости обработки данных и повышение оперативности работы менеджера.
• Уменьшение количества рутинных операций для пользователей учетной системы.
• Повышение прозрачности ведения учета.
Получить более подробную информацию, оценить стоимость и сроки выполнения работ можно по телефону (8142) 67-21-20, «Неосистемы Северо-Запад ЛТД», а также написав на электронную почту promo@neosystems.ru
| Категория | Универсальное решение |
