ООО «Карелия Палп» является крупнейшим в России экспортером газетной бумаги. География поставок продукции насчитывает более чем 50 стран мира. ООО «Карелия Палп» – компания, которая стремится к сочетанию знаний, опыта, энергии и эффективности, а также прозрачности ведения бизнеса и социальной ответственности. Для соблюдения международных стандартов качества требуется добиваться повышения эффективности производства, оптимизации логистики. В том числе для решения этих задач в группе компаний был автоматизирован внутренний электронный документооборот на базе решений «1С».
Сотрудничество компаний «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» и «Карелия Палп» в части реализации масштабных IT-проектов ведется с 2013 года. В настоящее время в состав группы компаний «Карелия Палп» входит целлюлозно-бумажное предприятие, с которым «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» реализует IT-проекты с 2001 года, поэтому опыт сотрудничества компаний выглядит еще более существенным. Факт длительного сотрудничества повлиял на принятие решения о создании единой информационной системы для группы компаний «Карелия Палп» совместно с компанией «Неосистемы Северо-Запад ЛТД».
ООО «Карелия Палп» осуществляет производство газетной бумаги на производственной площадке Кондопожского целлюлозно-бумажного комбината, также в активе компании находятся логистические и лесозаготовительные ресурсы. Производственные мощности АО «Кондопожский ЦБК» (ранее ОАО «Кондопога») делают предприятие ведущим производителем газетной бумаги в России и странах Европы. Внедрение системы внутреннего документооборота началось именно с этого предприятия в 2013 году. Руководством предприятия было принято решение повысить управляемость и максимально сократить расходы, в том числе за счет внедрения современных средств автоматизации.
Специалистами компаний было принято решение, что результатом проекта будет являться автоматизированная система на базе программного продукта «1С:Документооборот 8. КОРП». В рамках проекта планировалось выполнить автоматизацию определенного перечня функций, обучение пользователей работе в системе, а также создание комплекта кратких технологических инструкций по эксплуатации.
На этапе планирования были выделены основные цели проекта:
- Оптимизация поиска документов в архиве;
- Организация совещаний генерального директора «без бумаги»;
- Минимизация издержек на расходные материалы;
- Минимизация времени обработки документов участниками документооборота;
- Обеспечение прозрачности документооборота.
Для достижения поставленных целей необходимо было решить следующие задачи:
- Определить роли участников документооборота с разграничением зон ответственности;
- Определить маршруты движения документов каждого вида;
- Регламентировать действия и расписание участников документооборота.
В результате эффективной совместной работы были достигнуты поставленные цели, и эффект от внедрения оправдал ожидания вышестоящего руководства. Предприятие получило возможность экономить не только время, но и деньги. Но снижение материальных затрат – это не главный результат внедрения продукта «1С:Документооборот». Основным результатом стало повышение доступности информации и контроля над процессами, а значит, рост оперативности принятия управленческих решений и качества обслуживания клиентов.
Помимо достижения поставленных целей, к наиболее значимым эффектам автоматизации электронного документооборота можно отнести следующие:
- Электронное согласование фактически стерло пространственные границы, это было актуальным для «Кондопожского ЦБК», т.к. площадь комбината очень большая, а отдельные подразделения предприятия находятся на расстоянии нескольких километров;
- Автоматизация электронного документооборота позволила сократить затраты на расходные материалы, так как без бумажных носителей стали проходить совещания, согласование документов, заявок на внутренние потребности предприятия, сбор информации для подготовки различных еженедельных и ежедневных планов;
- Возможность хранить информацию в одной информационной базе позволило сократить максимальное время на поиск документов до 5 минут, тогда как раньше поиск мог длиться несколько дней.
Среди особенностей данного проекта можно отметить активное участие в работах представителей заказчика, что позволило осуществить проект в рамках достаточно сжатого бюджета.
В 2015 году руководством ООО «Карелия Палп» было принято решение о создании единой информационной системы для предприятий группы компаний, которая обеспечит новый уровень автоматизации и управления предприятиями, а также создание платформы для реализации и развития управленческого учета.
Ключевыми целями проекта руководители ООО «Карелия Палп» видели:
- Сокращение времени на подготовку и согласование документов, повышение качества готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей;
- Сокращение времени на поиск нужного документа;
- Безопасное и систематизированное хранение документов и файлов в системе;
- Получение удобного инструмента для учета рабочего времени и контроля над исполнительской дисциплиной сотрудников;
- Контроль выполнения поручений, зафиксированных в протоколах совещаний;
- Создание единого информационного пространства для коллективной работы всех пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов.
- Договоры и дополнительные соглашения;
- Входящие документы;
- Исходящие документы;
- Внутренние документы:
- Приказы;
- Распоряжения;
- Протоколы совещаний.
В том же 2015 году недавно открытая лесозаготовительная компания ООО «Карелия Лес» встала перед необходимостью ведения не только регламентированного учета, но также оперативного и управленческого учета. Одной из основных целей автоматизации явилось дальнейшее предоставление своевременной и достоверной информации о состоянии дел управляющей компании. В рамках внедрения комплексной системы управления на предприятии была тиражирована система документооборота ООО «Карелия Палп».
В 2018 году специалисты «Карелия Палп» и «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» приступили к новой стадии сотрудничества и договорились о начале проекта по созданию единой информационной системы для группы компаний. В качестве программного решения для создания единой системы предприятий был выбран продукт «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием».
Данный проект был разбит на насколько очередей внедрения в соответствии с согласованными приоритетами. Между системами «1С:Документооборот» и «1С:ERP» была настроена бесшовная интеграция. В рамках первой очереди была выполнена автоматизация документооборота целлюлозно-бумажного комбината и управляющей компании. В рамках этого проекта документооборот Кондопожского ЦБК был переведен в корпоративный документооборот «Карелия Палп». В рамках отдельного проекта было запланировано подключение к корпоративной системе автотранспортного предприятия группы компаний – ООО «КарелЛесТранс». На предприятие была тиражирована система документооборота ООО «Карелия Палп».
Таким образом, за годы работы создана система внутреннего документооборота, к которой были подключены все предприятия группы компаний, в системе работает порядка 800 пользователей. В настоящее время система находится на сопровождении у специалистов компании «Неосистемы Северо-Запад ЛТД», в рамках которого осуществляется поддержка системы и консультирование пользователей по обращениям.
Благодаря деятельности «Карелия Палп» миллионы людей по всему миру читают прессу на самой качественной и экологически чистой газетной бумаге. Своим опытом и бизнес-новациями компания «Карелия Палп» с удовольствием делится с другими предприятиями, продукция которых, по мнению специалистов компании, полезна и должна быть доступна каждому.
