"1С:Документооборот" или как сэкономить на бумаге
Дата публикации: 14 Августа 2013

"Бумажный документ – это не столько привычка, сколько проблема".
Это высказывание очень четко обозначило одну из серьезных проблем современного делового мира, в котором существует реальная необходимость заменить ручной труд на интеллектуальный.

В последнее время в нашей стране внедряются различные стандарты, позволяющие жестко регламентировать расход бумаги в органах управления (государственного и хозяйственного), исполнительной власти на местах, а так же сократить технологические потери в процессе производства бумажной продукции. Кроме того, принятие всех нормативных документов по обмену электронными документами, по сути, подстегивает бизнес к решительному переходу на электронный документооборот. Не секрет, что в таком переходе, в первую очередь заинтересован крупный и средний бизнес. Ведь именно в крупных и средних компаниях доля документооборота чрезвычайно высока.
документооборот.png

Некоторые факты об электронном документообороте.
Сразу хотелось бы привести несколько фактов об электронном документообороте, которые будет интересно узнать:
  • в юридически значимом электронном документообороте оригиналом считается именно электронный файл с электронной цифровой подписью, а распечатка на принтере – это копия;
  • используя электронную цифровую подпись при подписании отчетности, этой же подписью можно подписывать и другие документы в электронном виде;
  • для обмена документами принимаются любые сертификаты, выданные другими удостоверяющими центрами, входящими в пространство доверия ФНС России;
  • благодаря применению электронного документооборота снижаются затраты не только на расходные материалы и почту, но и на ввод данных.
Так как же организовать систему электронного документооборота? Существует специальные программные продукты, например, "1С:Документооборот 8".

"1С:Документооборот 8" – что это такое?
Ориентируясь на потребности современных организаций, а так же на некоторые законодательные инициативы, компания "1С" разработала специализированный программный продукт "1С:Документооборот 8", предназначенный для организации быстрого доступа, обеспечения сохранности, облегчения поиска и повышения эффективности работы с внутренними и официальными документами.
"1С:Документооборот 8" позволяет работать с различными типами документов - будь то офисные, текстовые, графические, содержащие аудио- и видео, либо приложения, архивы т.д.
Таким образом, если кратко, "1С:Документооборот 8 " позволяет:
  • упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения версий при одновременной работе;
  • повысить качество проектов, документации и др. за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей;
  • сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов.
пп.jpg


Для кого?
Продукт выпускается в двух редакциях: "1С:Документооборот 8 ПРОФ" и "1С:Документооборот 8 КОРП", поэтому подойдет как для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений, имеющих несложную организационную структуру и документооборот, так для и для автоматизации бюджетных учреждений и коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или сложным документооборотом (редакция КОРП).

Экономия и еще раз экономия!
"1С-Документооборот 8" реально позволяет сэкономить - причем не только на бумаге, тонере и других расходных материалах. Бумажный документооборот - это ручной ввод информации. Но так же может применяться и компьютерная техника, но лишь в качестве вспомогательного инструмента для ввода данных. Это требует времени и часто приводит к ошибкам, неточностям и задержкам.
Кроме того, использование бумажного носителя затрудняет контроль доступа к информации. В программе "1С:Документооборот" человеческий фактор сведен к минимуму. Авторизованный клиент или сотрудник компании может подключиться к системе и получить доступ к любому разрешенному документу. В распоряжении пользователя удобный поиск по различным параметрам. При необходимости он может внести изменения в документ и адресовать его другим участникам. Получение информации происходит практически мгновенно благодаря применению современных средств коммуникации. Согласитесь, что это очень удобно.

Забота о природе
Помимо всего сказанного, стоит отметить, что выбирая ту или иную систему документооборота: бумажного или электронного, компания выражает непосредственное отношение как к своим ресурсам, так и к ресурсам нашей планеты. Используя систему ЭДО мы можем заботиться об окружающей природе и вместе с тем, добиваться реальной экономии для своей компании. Чтобы не быть голословными, приведем немного статистики, предоставленной компанией "НeadHunter". По их подсчетам, комплект документов в электронном виде, состоящий из трех документов, обходится компании в 10 рублей, а один бумажный документ, обходится в 53 рубля. Таким образом, если подсчитать, что компания каждый месяц производит (готовит, подписывает и доставляет клиентам) более 60 000 комплектов документов, то выгоды просто очевидны.
Стоит также поделиться фактом, что сокращение расхода бумаги в масштабах всей страны уже постепенно происходит благодаря внедрению компьютерных и информационно-коммуникационных технологий, в том числе, естественно, электронного документооборота. Кроме того, развивается сеть предоставления государственных и ведомственных интерактивных услуг и улучшается система управления, оперативного решения локальных и межотраслевых задач. На сегодняшний момент, результатом уже принятых мер стало сокращение расходов бумаги на российских предприятиях от 10 до 40 процентов.
В ряде организаций целях внедрения системы электронного документооборота намеренно ограничивается и берется под контроль доступ сотрудников к принтерам и копировальной технике. Вводятся различные системы нормирования расхода бумаги, с контролем целевого использования и ежегодным снижением норм ее потребления. Для этого сотрудники канцелярии сканируют входящие, исходящие, а так же внутренние документы, сохраняя их в электронном виде в базе данных.
ЧЕЛОВЕЧЕК.jpg

"1С-Такском"
В наши дни, крупные организации, перешедшие на систему электронного документооборота, зачастую требуют от своих контрагентов (а это, в основном, малые предприятия) предоставлять все документы в электронном виде, выступая инициатором перехода. Для таких случаев для 1С разработан специальный модуль "1С-Такском", позволяющий мгновенно начать отправлять электронные счета-фактуры прямо из системы. "1С-Такском" успешно внедряется в различных организациях и позволяет обмениваться электронными счетами-фактурами и другими первичными и произвольными документами в электронном виде.
Сейчас к обмену электронными документами через "1С-Такском" могут подключиться зарегистрированные пользователи программных продуктов на платформе "1С:Предприятие 8.2", заключившие договор 1С:ИТС (Информационно-технологическое сопровождение) при условии наличия у пользователя сертификата электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Подводя итоги…
Итак, постараемся обобщить те преимущества, которые Вы можете получить при использовании систем электронного документооборота.
  • Электронный документооборот помогает сокращать затраты и направлять их на другие цели компании. Электронный документ сложнее подделать или потерять, в отличие от бумажного.
  • В программе предусмотрены простые и удобные интерфейсы. Фактически, требуется совершенно немного времени, чтобы научиться работать в системе, подписывать, отправлять и получать документы.
  • Введение системы электронного документооборота поможет оптимизировать бизнес-процессы и снизить затраты компании. Сформировать, подписать и отправить электронный документ можно «в один клик», и это реально проще, чем подготовить бумажный документ, подписать его, отправить почтой или курьером.
  • Электронный документооборот помогает бизнесу экономить живые деньги. При этом сокращаются ненужные расходы, не отвлекаются ресурсы, нет риска ошибок, обеспечивается прозрачность с фискальными органами.

_________________________________________________________________________________________
Если у Вас возник интерес, и Вы желаете узнать про систему электронного документооборота больше, Вы всегда можете связаться с нами по тел. 67-21-20.

Автоматизация IT-Новости Программисту Руководителю

ВЕРНУТЬСЯ К СПИСКУ СТАТЕЙ